Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken van het project of programma weer.
| Opdrachtgever: | Vrije Universiteit Amsterdam, College van Bestuur |
| Project- / Programmanaam: | Ontwikkeling FCO en het VU-Kwartier |
| Periode: | Oktober 2008 - Juli 2009 |
| Rol: | PMO-medewerker / programma support & coördinatie |
| Project- / Programma omschrijving: | Veranderprogramma van vijf autonome afdelingen (Facilitair Management, Huisvesting, ontwikkeling VU-Kwartier, het Energiecentrum en het Parkeerbedrijf) naar één nieuw op te richten FCO (Facilitaire Campus Organisatie), gestructureerd volgens een vastgoedbedrijf. Haalbaarheid van VU-Kwartier ontwikkeling (nieuwe campus) op de Zuidas van circa 500.000m2 bvo, waarvan 95.000m2 bvo commerciële woningbouw. |
| Project- / Programmadoel: | Transitie naar Facilitaire Campus Organisatie conform een vastgoedorganisatie. Doel: integrale dienstverlening en aansturing dagelijks bedrijf. VU-Kwartier doel: het nastreven van hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek en de groei in aantrekkingskracht op studenten, wetenschappers en partners. |
| Project- / Programma deliverables: | • Een door het CvB gedragen visiedocument over FCO en het VU-Kwartier. • Gebiedsontwikkeling voor het VU-Kwartier. • Organisatieontwikkeling FCO conform een vastgoedorganisatie. • Opleveren van het FCO Campusplan. • Adviesrichting aangeven voor besluitvorming door het CvB en de RvT rondom de SOK. |
| Gebruikte methodieken: | PRINCE2, Project Excellence Model (Berenschot) |
In onderstaande tabel staan de door mij uitgevoerde werkzaamheden, ingedeeld volgens de PMBoK Project Lifecycle en de bijhorende Process Groups.
| Project Lifecyle en Process Groups | Werkzaamheden |
|---|---|
| Starting the project • Initiating Processes: | • Stakeholder identificatie en -classificatie en het mede opstellen van een stakeholder management strategie. • Als PMO-medewerker zitting in het programmateam (kwartiermaker, interim business controller en een tweetal consultants van PRC, het huidige Arcadis). • Als PMO-medewerker zitting in het programmamanagementteam (programmateam en de directeuren van de vijf autonome afdelingen). • Als PMO-medewerker zitting in de stuurgroep. • Organisatie programma kick-off meeting. |
| Organizing & Preparing • Planning Processes: | • Facilitator en organisatie van een meerdaagse oriëntatiereis (best practice campusbezoek) naar Londen. • Facilitator en follow-up van diverse stakeholder bijeenkomsten (intern en extern) om de organisatie- en vastgoedontwikkeling te verduidelijken. o Informatiesessies t.b.v. de omgeving: medewerkers, OR, studenten, omwonenden, business partners. o Scenariosessies met CvB en vastgoedexperts om verschillende scenario’s m.b.t. gebiedsontwikkeling en uitnutting VU-Kwartier te bespreken. o Visiebijeenkomsten met CvB en voormalig directeuren om de nieuwe organisatiestructuur en -doelen vorm te geven met behulp van diverse group creativity technieken. |
| Carrying out the work • Executing Processes: | • Facilitator en follow-up van de wekelijkse programmateam en programma-managementteam meetings. • Plannen van interviews met key stakeholders (CvB, RvT, Onderwijs en Onderzoek, IT, Finance & Control, Marketing en Communicatie). • Programma support aan de programma commissies Visieontwikkeling VU, VU-Kwartier, Financiële Sturing & Control, Organisatieontwikkeling en inhoudelijk secretaris voor de programma commissie Communicatie en Gebiedsmarketing. Doelstelling opleveren van een breed gedragen visiedocument en vervolgens het FCO Campusplan. • Mede opstellen van diverse programma rapportages (voortgangsrapportages t.b.v. CvB en RvT, beslisdocumenten, visiedocument, FCO Campusplan). • Opstellen van veranderplan/herstructurering voor de FCO i.o. secretariaten. |
| Monitoring & Controlling Processes • Monitoring & Controlling Processes: | • Monitoren en verbeteren van de beslisdocumenten t.b.v. FCO en het CvB. Bevorderen van een eenduidige, gestandaardiseerde werkwijze om besluitvorming te vereenvoudigen. • Stakeholdermanagement, het actief (mede) managen van de verwachtingen van de key stakeholders om de projectdoelen te realiseren. • Dagelijkste coördinatie van de FCO i.o. secretariaten (8,5 fte). |
| Closing the project • Closing Processes: | • Oplevering breed gedragen visiedocument • Oplevering FCO Campusplan • Advies geven voor besluitvorming CvB en RvT rondom de SOK |
