Warning: "continue" targeting switch is equivalent to "break". Did you mean to use "continue 2"? in /home/iepnu/domains/iep.nu/public_html/wp-content/plugins/responsive-select-menu/sparkoptions/SparkOptions.class.php on line 778
Portfolio van IEP - Vrije Universiteit Amsterdam - Ilona en Projecten
Vrije Universiteit Amsterdam

Vrije Universiteit Amsterdam

Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken van het project of programma weer.

  
Opdrachtgever:Vrije Universiteit Amsterdam, College van Bestuur
Project- / Programmanaam:Ontwikkeling FCO en het VU-Kwartier
Periode:Oktober 2008 - Juli 2009
Rol:PMO-medewerker / programma support & coördinatie
Project- / Programma omschrijving:Veranderprogramma van vijf autonome afdelingen (Facilitair Management, Huisvesting, ontwikkeling VU-Kwartier, het Energiecentrum en het Parkeerbedrijf) naar één nieuw op te richten FCO (Facilitaire Campus Organisatie), gestructureerd volgens een vastgoedbedrijf.
Haalbaarheid van VU-Kwartier ontwikkeling (nieuwe campus) op de Zuidas van circa 500.000m2 bvo, waarvan 95.000m2 bvo commerciële woningbouw.

Project- / Programmadoel:Transitie naar Facilitaire Campus Organisatie conform een vastgoedorganisatie.
Doel: integrale dienstverlening en aansturing dagelijks bedrijf.
VU-Kwartier doel: het nastreven van hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek en de groei in aantrekkingskracht op studenten, wetenschappers en partners.
Project- / Programma deliverables:• Een door het CvB gedragen visiedocument over FCO en het
VU-Kwartier.
• Gebiedsontwikkeling voor het VU-Kwartier.
• Organisatieontwikkeling FCO conform een vastgoedorganisatie.
• Opleveren van het FCO Campusplan.
• Adviesrichting aangeven voor besluitvorming door het CvB en de RvT rondom de SOK.
Gebruikte methodieken:PRINCE2, Project Excellence Model (Berenschot)

In onderstaande tabel staan de door mij uitgevoerde werkzaamheden, ingedeeld volgens de PMBoK Project Lifecycle en de bijhorende Process Groups.

Project Lifecyle en Process GroupsWerkzaamheden
Starting the project
• Initiating Processes:

• Stakeholder identificatie en -classificatie en het mede opstellen van een stakeholder management strategie.
• Als PMO-medewerker zitting in het programmateam (kwartiermaker, interim business controller en een tweetal consultants van PRC, het huidige Arcadis).
• Als PMO-medewerker zitting in het programmamanagementteam (programmateam en de directeuren van de vijf autonome afdelingen).
• Als PMO-medewerker zitting in de stuurgroep.
• Organisatie programma kick-off meeting.
Organizing & Preparing
• Planning Processes:

• Facilitator en organisatie van een meerdaagse oriëntatiereis (best practice campusbezoek) naar Londen.
• Facilitator en follow-up van diverse stakeholder bijeenkomsten (intern en extern) om de organisatie- en vastgoedontwikkeling te verduidelijken.
o Informatiesessies t.b.v. de omgeving: medewerkers, OR, studenten, omwonenden, business partners.
o Scenariosessies met CvB en vastgoedexperts om verschillende scenario’s m.b.t. gebiedsontwikkeling en uitnutting VU-Kwartier te bespreken.
o Visiebijeenkomsten met CvB en voormalig directeuren om de nieuwe organisatiestructuur en
-doelen vorm te geven met behulp van diverse group creativity technieken.
Carrying out the work
• Executing Processes:

• Facilitator en follow-up van de wekelijkse programmateam en programma-managementteam meetings.
• Plannen van interviews met key stakeholders (CvB, RvT, Onderwijs en Onderzoek, IT, Finance & Control, Marketing en Communicatie).
• Programma support aan de programma commissies Visieontwikkeling VU, VU-Kwartier, Financiële Sturing & Control, Organisatieontwikkeling en inhoudelijk secretaris voor de programma commissie Communicatie en Gebiedsmarketing. Doelstelling opleveren van een breed gedragen visiedocument en vervolgens het FCO Campusplan.
• Mede opstellen van diverse programma rapportages (voortgangsrapportages t.b.v. CvB en RvT, beslisdocumenten, visiedocument, FCO Campusplan).
• Opstellen van veranderplan/herstructurering voor de FCO i.o. secretariaten.


Monitoring & Controlling Processes
• Monitoring & Controlling Processes:


• Monitoren en verbeteren van de beslisdocumenten t.b.v. FCO en het CvB. Bevorderen van een eenduidige, gestandaardiseerde werkwijze om besluitvorming te vereenvoudigen.
• Stakeholdermanagement, het actief (mede) managen van de verwachtingen van de key stakeholders om de projectdoelen te realiseren.
• Dagelijkste coördinatie van de FCO i.o. secretariaten (8,5 fte).

Closing the project
• Closing Processes:

• Oplevering breed gedragen visiedocument
• Oplevering FCO Campusplan
• Advies geven voor besluitvorming CvB en RvT rondom de SOK