Warning: "continue" targeting switch is equivalent to "break". Did you mean to use "continue 2"? in /home/iepnu/domains/iep.nu/public_html/wp-content/plugins/responsive-select-menu/sparkoptions/SparkOptions.class.php on line 778
De PMO’er van morgen - IEP

De PMO’er van morgen

Deel 2: Beheersen van de DANCE; Design Denken i.p.v. focus op Plannen

De PMO’er van morgen. Vandaag de dag heeft bijna ieder project met de DANCE te maken. Er is steeds meer erkenning dat de complexiteit van projecten almaar blijft toenemen en de beperkingen van de traditionele methoden om deze toenemende complexiteit het hoofd te bieden worden zichtbaar. Traditionele methoden proberen complexiteit het hoofd te bieden door zich meer te richten op een ingewikkelde en uitgebreide planning. De realiteit van de DANCE karakteristieken laat zich moeilijk in een planning vastleggen en kan zelfs voor een tegengesteld effect zorgen: hoe meer je probeert te beheersen, hoe meer variabelen er bij komen die een grotere impact hebben op het project. Volgens Jack Duggal [i] ligt de oplossing voor complexe projecten in de focus op het ontwerp (design denken) in plaats van op de planning.

DANCE-karakteristieken.

  • Dynamic and changing (het dynamische en veranderende,)
  • Ambigious and uncertain (ondubbelzinnige en onzekere,)
  • Non-lineair and unpredictable (niet-lineaire en onvoorspelbare,)
  • Complex (complexe,)
  • Emergent (en opkomende)

karakter van projecten veroorzaakt instabiliteit.

DANCE 002 - IEP  4 seizoenen thema

DANCE

 

Komt dit je bekend voor? De projectomgeving is dynamisch en verandert voortdurend door factoren als een turbulente economie, marktwerking, of steeds andere behoeften van belanghebbenden. Er heerst onduidelijkheid en onzekerheid, het is niet duidelijk wie de stakeholders zijn, de geïdentificeerde stakeholders staan besluiteloos aan de zijlijn, ze weten niet wat ze willen. De projectrichting is onduidelijk en er is onzekerheid over de toekomst. Opeenvolgende taken en afhankelijkheden voldoen niet in de niet-lineaire, veranderende en onvoorspelbare project werkelijkheid. Jouw project is geconfronteerd met de karakteristieken van de DANCE. Hoe kun je als PMO’er de DANCE beheersen? Volgens Jack Duggal ligt de oplossing in nieuwe generatie benaderingen en hij introduceert het idee om bij complexe projecten de focus te leggen op het ontwerp (design denken) in plaats van op de planning.

Wat maakt het zo lastig om de DANCE te plannen?

De conventionele manier  om met de DANCE om te gaan zou betekenen dat men zich meer gaat richten op een uitgebreidere reikwijdte van de scope, nog meer gaat plannen, en zich concentreert op het uitvoeren en controleren van specs en processen. De uitdaging is, hoe vergroot je de reikwijdte van de scope, als deze continu aan verandering onderhevig is? Stel je dan continu de scope bij of ga je uit van het gegeven van een continu veranderende scope? Het is ondoenlijk om alle mogelijke opties op te nemen in een projectplan. Projectmanagement tools en technieken zijn gebaseerd op het lineaire oorzaak en gevolg denken en zijn afgeleid van de 19de eeuwse managementprincipes van na de industriële revolutie. De kern van projectmanagementmethodieken is het op een mechanische manier, via een work breakdown structure (WBS), bepalen van de projectimpact en de onderverdeling in werkpakketten. Hoe bepaal je de projectimpact wanneer er onduidelijkheid en onzekerheid heerst en de betrokkenen niet precies weten wat ze nou eigenlijk willen? Binnen een niet-lineaire, steeds veranderende en onvoorspelbare projectwerkelijkheid kun je niet vasthouden aan het plannen op basis van opeenvolgende taken in werkpakketten.

  • Hoe kun je je project snel aanpassen aan veranderende omstandigheden?
  • Hoe kun je binnen je project de impact van de DANCE-elementen verkleinen?
  • Hoe maak je een goede structuur om je project goed uit te voeren binnen een onzekere omgeving?

Je moet nadenken en ontwerpen in plaats van plannen.

Waarom ontwerpen in plaats van plannen?

Plannen zorgt voor een nadere uitwerking van gegevens, ontwerpen zorgt voor de vorm, functie en structuur die nodig zijn om het project te kunnen organiseren. Planning in DANCE situaties is als dansen op een constant bewegend en veranderend landschap met een grote mate van onzekerheid en onvoorspelbaarheid. In plaats van veel tijd te investeren aan het plan, zou het veel effectiever zijn om je te concentreren op het design (ontwerp). Een smart design kan het dynamische karakter beter weerstaan en is beter geschikt om met de DANCE-elementen om te gaan. Plannen probeert onzekerheden te voorkomen of de bestrijden. Ontwerp maakt gebruik van een architectuur benadering die vorm, functie en structuur aan de haalbaarheid en levensvatbaarheid van het project geeft. In plaats van gedetailleerde specificaties (planning) is de ontwerp aanpak gebaseerd op structurele interfaces, verbanden en afhankelijkheden. Ontwerp is gebaseerd op een holistische, geïntegreerde benadering, in tegenstelling tot het reducerende karakter van de planning. Dit zorgt voor een breder perspectief en beter begrip van de DANCE-elementen.

 

Planning versus Design

PlanningDesign
Engineering benadering - bechrijft detailsen biedt een mechanisme om de visie uit te voerenArchitectuur benadering - geeft vorm, functie en structuur om de haalbaarheid en levensvatbaarheid te garanderen waar de visie voor staat
Focus op taken en activiteitenFocus op waarom het moet gebeuren
Gericht op resultaten en outputsGericht op ervaring en uitkomsten
Hiërarchische organisatieVisuele en Contextuele organisatie
Nadruk ligt op levering van de scope en speficatiesNadruk ligt op tevredenheid van de klant en eindgebruiker(s)
Versimpelende breakdown benadering (WBS, PBS)Holistische, op integratie gerichte benadering
Convergent en analytisch procesDivergent en creatief proces
Belemmeringen en beperkingenBelemmeringen zien als kansen

 

Cultiveren van een design mindset

Stel je voor je mag een belangrijk evenement voor jouw bedrijf plannen. Als je meer te weten komt over het evenement begin je na te denken over alle taken en activiteiten die in je WBS (work breakdown structure) moeten worden opgenomen en hoe je deze taken en activiteiten kunt organiseren. Je denkt na over de begroting en de tijdlijn voor het evenement. Kortom, je bent het evenement aan het plannen. Stel je eens voor dat je de vraag krijgt om het evenement te ontwerpen. Wat zou je anders doen? Bij het ontwerpen van evenement denk je aan:

  • Wat voor ervaring zouden de deelnemers en stakeholders willen hebben?
  • Wat is het doel van het evenement?
  • Wat zijn de beoogde resultaten van het evenement? Wat wil men met het evenement bereiken?
  • Hoe kan je het beste ontwerp voor het evenement maken om deze resultaten te bereiken?

In plaats van meteen een to do list op te stellen, ga je eerst nadenken over de ontwerp aspecten die je kunnen helpen om een plan te ontwikkelen dat beter aansluit op de behoeften en verwachtingen van de stakeholders en een plan dat de gewenste resultaten bereikt.

Tim Brown omschrijft design denken als ‘een discipline die de gevoeligheid en methoden van de ontwerper gebruikt om de behoeften van mensen beter te laten aansluiten op wat technologisch mogelijk is en een levensvatbare business strategie omzetten in klantwaarde’.

Projectmanagers kunnen design denken gebruiken om maximaal voordeel en de beoogde resultaten binnen de gegeven beperkingen en grenzen te behalen. Het creëert een kans om te begrijpen en de focus te leggen op wat klanten en belangrijke stakeholders nodig hebben. Vervolgens kun je een leveringsplan ontwerpen.

 

Principes van design denken

Je kunt onderstaande principes toepassen als je het design denken raamwerk wilt toepassen. Deze principes zijn gebaseerd op Tim Brown en Tom Kelley van IDEO,  Roger Martin van de Rotman school of management, Jeanne Liedtka van de Darden school of management en Tim Ogilvie van Peer Insight.

PrincipeKenmerken
Haalbaarheid, levensvatbaarheid en wenselijkheidMatch de behoeften van mensen met wat technologisch mogelijk is en wat een levensvatbare business strategie kan omzetten in klantwaarde.
Streef ernaar om een echte verbinding te maken met de klant en eindgebruiker.Door middel van observatie, het verkrijgen van inzichten, en inzicht in wat klanten willen, het valideren van veronderstellingen, stellen van indringende vragen, goed luisteren, emotionele verbinding, en empathie hebben voor klanten en eindgebruikers.
Belemmeringen zien als kansen, i.p.v. als beperkingen.Design denken is divergent, staat open voor kansen, en het pleit ervoor dat jouw ingebeelde belemmeringen geen beperking vormen voor jouw mogelijkheden.
Visualisatie, prototyping en iteratieDesign denken visualiseert kansen en gelooft dat je geen perfectie kunt bereiken in een snel veranderende wereld. Design denken benadrukt snelle prototyping en frequente iteratie.

Bovenstaande principes zijn zeer geschikt om de DANCE-elementen te beheersen. Bijvoorbeeld het begrijpen en beheersten van de klantwensen en behoeften, de veranderende omgeving, verkeerde verwachtingen en aannames, en de druk om zich te concentreren op resultaten en voordelen in een onzekere en onvoorspelbare projectomgeving.

Het design denken raamwerk toepassen

Jack Duggal heeft onderstaand raamwerk ontwikkeld dat kan worden toegepast om de principes van het design denken toe te passen. Het is een combinatie van methoden en tools die zich richten op de ontwerp elementen van vorm, functie, structuur, interfaces, verbanden, afhankelijkheden en prioriteiten. De toepassing van het design denken is effectief om de DANCE-elementen te beheersen en om te kunnen gaan met de complexiteit van projecten.

  
Richt je op stakeholder engagement en intimiteit.Ontwikkel een relatie met de belangrijkste stakeholders, klanten en eindgebruikers door je in te leven en zo hun behoeften te begrijpen. Dit brengt stakeholder management en het verzamelen van eisen naar het volgende niveau en toont een grotere betrokkenheid.
Stel simpele regels of basisprincipes vast. Het vaststellen van simpele regels en basisprincipes stelt grenzen, maar laat ruimte voor flexibiliteit en de eigen beoordeling. Simpele regels kunnen worden ontworpen rondom project prioriteiten en helpen het team bij het focussen op top prioriteiten, gewenst gedrag en resultaten.
Ontwikkel een structurele blauwdruk.Het is effectiever om je te richten op het begrijpen van de structurele componenten en een blauwdruk te ontwikkelen met de OBS (organisatie breakdown structure), PBS (producten breakdwn structure) en de BBS (benefits breakdown structure), in plaats van de WBS (work breakdown structure).
Bepaal de belangrijkse interfaces, ijkpunten en mijlpalen.Complexe projecten zijn gebonden aan een groot aantel interacties en onderlinge relaties. Naarmate de projecten groter worden is het lastiger om de verschillende onderdelen te beheren. Projectmanagers kunnen hun kans op succes vergroten door het idenfiticeren van de essentiële interfaces, verbanden en hun afhankelijkheden.
Voer een netwerk analyse uit. In complexe projectomgevingen hebben projectmanagers te maken met meerdere leveranciers, partners, contractors, consultants en andere in- en externe stakeholders. Zij beschikken niet over duidelijke grafieken en goed gedefinieerde rollen voor al deze partijen. Het uitvoeren van een netwerp analyse kan je helpen om de relaties en hun impact op complexe projecten te ontcijferen. Je kunt de uitkomsten gebruiken om een ontwerp te maken en interacties te kunnen beïnvloeden.
Richt een zelfregulerend bestuur en zelfregulerende metingen in. Naast de traditionele metingen als tijd, kosten, scope metingen voor het behalen van de business case doelstellingen, batenrealisatie, is het van belang om ook metingen gericht op de klant en eindgebruiker uit te voeren. Je kunt denken aan metingen gerelateerd aan stakeholder en klanttevredenheid en beleving, goedkeuring van de klant en eindgebruiker, de kwaliteit van oplevering.

 

Samenvattend

Vandaag de dag heeft bijna ieder project met DANCE-elementen te maken. Traditionele benaderingen en instrumenten zijn erg beperkt in het anticiperen op deze DANCE-elementen. We moeten op zoek naar volgende generatie benaderingen en instrumenten. De focus op het ontwerp en het design denken heeft een tweeledig voordeel:

  1. Het is beter geschikt om de impact van de DANCE-elementen te verkleinen.
    De in een ontwerp denkende projectmanager gaat actief op zoek naar het onbekende, wil zich kunnen verbazen, waadt zich veilig in de toenemende complexiteit van projectomgevingen en wil niet weten wat er aan de overkant op hem wacht.
  2. De focus op het ontwerp en het design denken richt zich op het begrijpen en beheersen van de (steeds veranderende) behoeften van klanten, verkeerde verwachtingen, de druk om te focussen op resultaten en te behalen voordelen binnen een onzekere en onvoorspelbare omgeving. Je kunt de behoeften van mensen beter laten aansluiten op wat technologisch mogelijk is en een levensvatbare business strategie omzetten in klantwaarde.

Het stelt je in staat om een succes choreografie voor je project te ontwerpen, inclusief de bijbehorende praktijken en instrumenten. De danspartners planning en ontwerp leiden tot betere resultaten, een grotere engagement van stakeholders en projectmedewerkers die staan te popelen om de choreografie op de dansvloer uit te voeren.

 

 

 

Speak Your Mind

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.