De PMO’er van morgen

Deel 1: Beheersen van de DANCE

Vandaag de dag fluctueren projecten sneller dan de normale tolerantiegrenzen. Als PMO’er werk je hard om het project nauwgezet te beheersen en te controleren, maar hoe harder je je best doet hoe moeilijker het wordt om grip te krijgen en te houden. In deze snel veranderende wereld kunnen PMO’ers volgens Jack Duggal[i] wel een paar DANCE lessen gebruiken.

De aard en complexiteit van projecten en programma’s zijn de afgelopen jaren enorm veranderd. Maar de projectmanagement methodieken, de tools en technieken die we gebruiken om de projecten en te beheersen, te besturen en te controleren zijn grotendeels onaangetast gebleven. Inmiddels wordt erkend dat de project- en programma omgevingen er vandaag de dag anders uitzien en dat we op zoek moeten naar nieuwe benaderingen. In de vakliteratuur is men de laatste jaren volop bezig met het erkennen en herkennen van de beperkingen van de traditionele projectmanagement aanpak. Sommige ‘nieuwe’ benaderingen, zoals  Agile Projectmanagement, RUP, ScrumUP, Projectmatig Creëren 2.0., zijn een stap in de goede richting, maar zijn volgens Jack Duggal een tussenstation in de evolutie naar de volgende generatie methodieken.

Onderstaande karakteristieken van projecten veroorzaken instabiliteit.

 

• Dynamic and changing  (het dynamische en veranderende,)
• Ambigious and uncertain (ondubbelzinnige en onzekere,)
• Non-lineair and unpredictable (niet-lineaire en onvoorspelbare,)
• Complex (complexe,)
• Emergent (en opkomende)

karakter van projecten, veroorzaakt instabiliteit

Normale projecttolerantiegrenzen versus DANCE

In elk project heb je de normale tolerantiegrenzen waarbinnen een project kan schommelen.

 

Tegenwoordig fluctueren projecten sneller dan de gestelde tolerantiegrenzen, maar betekent dit dan ook dat je project altijd in de rode gevarenzone zit? Nee, je project zit middenin de DANCE die instabiliteit veroorzaakt. Een dynamische en veranderende projectomgeving wordt gedreven door factoren als een turbulente economie, marktwerking of wisselende en onduidelijke behoeften van belanghebbenden. Er heerst onduidelijkheid en onzekerheid, het is niet duidelijk wie de stakeholders zijn, de geïdentificeerde stakeholders staan besluiteloos aan de zijlijn, ze weten niet wat ze willen. De projectrichting is onduidelijk en er is onzekerheid over de toekomst. Opeenvolgende taken en afhankelijkheden voldoen niet in de niet-lineaire, veranderende en onvoorspelbare project werkelijkheid. De huidige project realiteit is complex als gevolg van een combinatie van factoren, zoals de complexiteit van de reikwijdte (scope), het groot aantal verbanden en afhankelijkheden of de vele betrokken stakeholders. Project scope, eisen en oplossingen zijn moeilijk vast te pinnen en te plannen binnen een continu afwisselend landschap.

 

Hoe kun je de DANCE beheersen?

De conventionele manier om met de DANCE om te gaan betekent dat men zich meer gaat richten op een grotere reikwijdte van de scope, nog meer gaat plannen, en zich meer gaat richten op het uitvoeren en controleren van specs en processen. De uitdaging is, hoe vergroot je de reikwijdte van de scope, als deze continu aan verandering onderhevig is? Stel je dan continu de scope bij of ga je uit van het gegeven van een continu veranderende scope? Het is ondoenlijk om alle mogelijke opties op te nemen in een projectplan. Projectmanagement tools en technieken zijn gebaseerd op het lineaire oorzaak en gevolg denken en zijn afgeleid van de 19^de eeuwse managementprincipes van na de industriële revolutie. De kern van projectmanagementmethodieken is het op een mechanische manier, via een work breakdown structure (WBS), bepalen van de projectimpact en de onderverdeling in werkpakketten. Hoe bepaal je de projectimpact wanneer er onduidelijkheid en onzekerheid heerst en de betrokkenen niet precies weten wat ze nou eigenlijk willen? Binnen een niet-lineaire, steeds veranderende en onvoorspelbare projectwerkelijkheid kun je niet vasthouden aan het plannen op basis van opeenvolgende taken in werkpakketten. In deze situaties kan het varen op een projectplan zelfs een risico vormen. Hoe uitgebreider het plan, hoe groter de kans op blinde vlekken die je verhinderen om de projectwerkelijkheid te zien. De specs en processen geven je in deze situaties een gevoel van controle en trekken je in een comfortzone om het projectplan dat al lang achterhaald is door de werkelijkheid te blijven volgen. Een standaard reactie om de DANCE te beheersen is te vertrouwen op risicomanagement. Risicomanagement kan een aantal van de gevolgen verzachten, maar het helpt alleen als de bekende en bekende onbekende risico’s zijn geïdentificeerd en gekwantificeerd en tegenmaatregelen zijn opgesteld. Maar hoe ga je om met de onverwachte en nooit gedachte gebeurtenissen waar onzekerheden niet kunnen worden gekwantificeerd, die voortvloeien uit de onvoorspelbare project realiteit? Vanwege de beperkingen van de traditionele methoden en het onvermogen om de DANCE effectief te beheersen, wordt Agile projectmanagement steeds vaker toegepast. Het is zeker een stap in de goede richting, maar het is een tussenstation in de evolutie naar de volgende generatie methodieken.

Het is noodzakelijk om de complexiteit van een project goed te classificeren zodat je de juiste aanpak kunt bepalen. De DANCE-elementen kunnen aanwezig zijn in ieder project, ongeacht de grootte of de kosten of andere elementen. Projectomgevingen zijn complexe en adaptieve systemen. Wat misschien een klein element lijkt kan een effect met onbedoelde gevolgen tot gevolg hebben, zelfs bij een relatief klein of een project met lage kosten. De meeste projecten hebben tegenwoordig DANCE-elementen in zich, omdat de aard van projecten door de jaren heen fundamenteel is veranderd en continu blijft veranderen als het gevolg van een aantal factoren. Deze wijzigingen omvatten het grote aantal opties, keuzes en beslissingen die gemaakt moeten worden, de verschuiving naar een klantfocus en de realiteit dat klanten niet weten wat ze willen of voortdurend veranderen van gedachten, de verbondenheid van alles en de onbedoelde gevolgen hiervan.

Traditioneel	Evoluerend	Volgende generatie
Gebaseerd op het verleden	Gebaseerd op het verleden/heden	Gebaseerd op de toekomst
Behandelt het bekende/onbekende	Behandelt het onbekende (verwachte)	Focus op het onbekende/onbekende (onverwachte) naast focus op het bekende/onbekende
Mechanische aanpak (complexe machines, lineair, oorzaak & gevolg)	Systeembenadering	Organische aanpak (complexe ecologie, natuur, non-lineair)
Oplossen van een probleem	Verbeteringen aanbrengen (het gemakkelijker maken)	Het gemakkelijk maken vanuit twee perspectieven (gebruikersperspectief en vanuit het onderwerp waarop het instrument wordt gebruikt)
Focus op het managen van beperkingen	Focus op het managen van beperkingen	Focus op het managen en maximaliseren van kansen
Starre regels en processen	Flexibel en adaptief (aanpasbaar)	Adaptief en anticiperend
Top-down best practices	Bottom-up informeel leren & aanpassingen	Netwerk leren & afleren

 

Bovenstaande tabel laat het verschil zien tussen de traditionele, evoluerende en volgende generatie benaderingen van projectmanagement.

• Traditionele benaderingen zijn gebaseerd op het beheersen op basis van eerdere informatie, kennis en best practices van bekende of bekende onbekenden die worden geïdentificeerd. Er wordt gebruikt gemaakt van een work breakdown structure (WBS) om werkpakketten te identificeren. De gebruikte tools zijn gebaseerd op een mechanische, lineaire en oorzaak en gevolg principes. De applicatie is top-down op basis van vooraf vastgestelde normen en best practices. De eerste generatie van hulpmiddelen lossen een probleem op. Traditionele en evoluerende tools zijn gericht op het beheersen van de randvoorwaarden (kosten, planning, scope) en de projectresultaten.
• Evoluerende benaderingen, zoals Agile methodieken, gaan in op enkele beperkingen van de traditionele benaderingen. Ze spelen beter in op de huidige en de huidige veranderende situatie en de behoeften van de belanghebbenden. Ze zijn meer holistisch en maken gebruik van een systeembenadering. Ze zijn verder flexibel, adaptief en spelen beter in op de behoeften van projectmanagers en stakeholders en maken het voor hen gemakkelijk om de tools te gebruiken. De tweede generatie verbetert de tools en maken ze makkelijker te gebruiken. Traditionele en evoluerende tools zijn gericht op het beheersen van de randvoorwaarden (kosten, planning, scope) en de projectresultaten. Evoluerende benaderingen en instrumenten zijn iteratief en gericht op het al lerende aanpassingen aanbrengen.
• Volgende generatie instrumenten moeten ons helpen bij het beheersen van de toekomst, ze zijn niet-lineair en gebaseerd op ecologische principes uit de natuur. Ze richten zich op de onbekende onbekenden en helpen ons het onverwachte te beheersen. Ze zijn niet alleen adaptief, maar zijn ook dynamisch en anticiperen op veranderingen en onzekerheid. De volgende generatie van verfijnde tools richten zicht op het makkelijker te gebruiken vanuit twee perspectieven: vanuit gebruikersperspectief en vanuit het onderwerp waarop het instrument wordt gebruikt. De volgende generatie tools richten zich op het benutten van kansen en een betere selectie en prioritering van taken zodat de projectresultaten en de te behalen voordelen kunnen verbeteren. De volgende generatie instrumenten worden gebaseerd op het afleren en behandelen elke situatie met een frisse kijk alsof je hem voor de eerste keer tegenkomt. Het moet gebaseerd zijn op netwerk-leren en afleren, het benutten van de ontwikkeling van het sociale netwerk en samenwerking met het sociale netwerk. Wat we weten en leren kan jouw bagage vormen in een onzekere en onvoorspelbare situatie.

De instrumenten die worden ontwikkeld dienen om te anticiperen op en komen tegemoet aan de DANCE op basis van een steeds veranderende werkelijkheid. De criteria van de volgende generatie aanpak en gereedschappen lijken erg moeilijk te bereiken. Toch is dit wat nodig is om de DANCE te beheersen. Er zijn vandaag de dag niet veel tools die echt helpen bij het beheersen van het onverwachte. Om te beginnen, hebben we een nieuwe aanpak en een andere mindset nodig om projecten met DANCE te beheersen.

Een nieuwe benadering: van scope, plannen, uitvoeren en controleren naar aanvoelen, reageren, afstemmen en aanpassen

Voor het beheersen van de DANCE zijn andere manieren geschikter dan de traditionele aanpak gericht op de scope, het plannen, uitvoeren en controlerende processen. Anders denken en een andere mindset ontwikkelen daar draait het om. Je bekijkt alles met de frisse blik en aanpak van een beginner, anders eindig je met meer van hetzelfde. De eerste stap is om de DANCE-elementen in jouw project te herkennen. In plaats dat veranderingen voor frustratie zorgen moet je leren om de veranderende realiteit te accepteren. In plaats van proberen te beheersen, moet je laten gaan. Begrijp de beperkingen van de traditionele aanpak en ontwikkel vaardigheden die je helpen om te anticiperen op veranderingen en fluctuaties. Voor het beheersen van het onverwachte is een organische benadering beter geschikt. Het draait om je vaardigheden om aan te voelen (sensing), te reageren, af te stemmen en aan te passen. Plannen moeten niet star en beperkend zijn, maar ze moeten flexibel en mogelijk zijn.

Karakteristieken voor gevoel, reageren, afstemmen en aanpassen

Aanvoelen/omringend

Voor het beheersen van de DANCE, zul je voortdurend je omgeving aan moeten voelen en aftasten. De aanpak en instrumenten moet je kunnen waarnemen. Het is als het verschil tussen een kaart, kompas en GPS. Een kaart is een traditioneel instrument dat statisch is en vergelijkbaar met een projectplan. Een kompas, geeft de richting aan naar een real-time punt en is een evoluerend instrument. Een GPS, tenslotte, is een voorbeeld van een volgende generatie instrument, een sensing apparaat dat voortdurend waarneemt, aanpast en je positie herberekend in real-time. Kun je een project- of planningtool noemen die dynamisch is, zich aanpast aan optredende veranderingen, deze herberekend en die je real-time kunt voelen?

Minder is meer (tools gebaseerd op simpele regels)

Traditionele benaderingen doen een beroep op het beginsel dat je zware methoden, processen en hulpmiddelen moet inzetten om je project te controleren. Terwijl de volgende generatie instrumenten zijn gebaseerd op eenvoudige regels en principes . Een bekend voorbeeld dat gebruikt wordt is de observatie van vogels die in een V-formatie vliegen. De vogels vliegen op basis van de volgende drie eenvoudige regels :

• Scheiding – de vogels houden afstand en  voorkomen zo verdringing door buren
• Alignment – de vogels vliegen in de richting van de vogels voor ze
• Cohesie – streven naar een gemiddelde positie t.o.v. de buren.

Vloeibaar

Plannen vervangen door real-time planning. In de traditionele aanpakken worden instrumenten ontworpen voor statische plannen en deze zijn niet geschikt voor de veranderende werkelijkheid of de talloze mogelijke uitkomsten die onzeker zijn. De projectmanager in de volgende generatie aanpakken is als een eend, kalm aan de oppervlakte, maar als een gek peddelend om onder water te blijven drijven in de steeds wisselende stroming. De dynamische planningstools zijn een stap in de goede richting, maar zij kunnen nog niet reageren op de vloeibare aard van projecten.

Biedt verschillende perspectieven van hetzelfde gebied

Vanwege het grote aantal mogelijke onzekere uitkomsten in een DANCE -project , is het belangrijk om verschillende perspectieven te doorgronden. Het is als het doorlezen van verschillende kaarten van hetzelfde gebied. Aan iedere kaart liggen verschillende meningen en validaties ten grondslag. Het gereedschap kun je zien als een brekend prisma dat een veelheid aan opties op basis van aldoor veranderende scenario’s biedt. Scenarioplanning gereedschappen, analyse van aannames, en appreciative inquiry zijn voorbeelden van volgende generatie tools die helpen bij het verkrijgen van meerdere perspectieven .

 

Samenvattend

Van	de oplevering van projecten	Naar	batenrealisatie en toevoegen van waarde aan de business
Van	oplevering	Naar	acceptatie en bruikbaarheid
Van	een gescheiden en onsamenhangende focus	Naar	een holistische en evenwichtige adaptieve aanpak
Van	changemanagement	Naar	change leiderschap

Wanneer je middenin je project gefrustreerd raakt door onverwachte schommelingen, is het belangrijk om van de dansvloer af te stappen en naar het balkon te gaan om het grote plaatje te zien en erkennen dat de DANCE het project beheerst en welke impact dit op de projectomgeving heeft. Het is niet de bedoeling om de traditionele aanpak gericht op scope, plannen, uitvoeren en controlerende processen in zijn geheel te vervangen door de vaardigheden van aanvoelen, reageren, afstemmen en aanpassen.

1. Met welk type project heb je te maken?
   Zorg dat je de DANCE herkent en de beperkingen van de traditionele projectmanagement aanpakken begrijpt. Als je te maken hebt met een project vol onzekerheid en ambiguïteit dan zijn de volgende generatie technieken een goede aanvulling zijn op de traditionele benaderingen. Volgende generatie instrumenten kunnen helpen om de DANCE te beheersen. Een ware meester maakt gebruik van zijn/haar tools, zoals een palet en weet welke tool hij/zij moet gebruiken voor wel doen.
2. De aard van projecten is veranderd en de meeste projecten hebben DANCE-elementen in zich. Het is belangrijk om de DANCE te leren herkennen en om de DANCE te leren beheersen. Het is niet eenvoudig en het kost veel geduld en ervaring. Het is een voortdurende reis om de DANCE-elementen te herkennen en erkennen en dat we onszelf uitdagen om te innoveren, de zoektocht naar de volgende generatie benaderingen en instrumenten duurt voort.