Het pop-up PMO

Snelle, flexibele en gestructureerde ondersteuning in projecten en programma’s.

Boekrecensie: Project Management Officie als pop-up shop
Auteur: Mertine Middelkoop

Je ziet ze steeds vaker in het straatbeeld verschijnen en weer verdwijnen: pop-up shops ‘tijdelijke winkels, guerrillashops in bestaande winkels of lege ruimtes’. Pop-up shops worden steeds vaker ingezet als promotietool die inspelen op de behoeften van de consument. Mensen willen verrast worden en zijn op zoek naar nieuwe ervaringen in de belevingseconomie. Pop-up shops komen onaangekondigd, trekken razendsnel publiek en verdwijnen weer of gaan op in een permanent vorm. 

Ze zijn fris, exclusief en inspirerend. Het boek ‘project management office als pop-up shop’ trekt het fenomeen van de pop-up shop door op het PMO. Projecten en programma’s zijn, net als een pop-up shop, per definitie tijdelijk van aard. Binnen veel projecten en programma’s wordt dan ook gewerkt met een tijdelijk (oftewel een pop-up) PMO. Hoe richt je een pop-up PMO in? Hoe lang ben je bezig met het inrichtingsproces? Wat zijn de verschillen tussen een pop-up PMO en een permanent PMO? Welke taken worden uitgevoerd in een pop-up PMO? Welke competenties zijn hiervoor nodig? Deze vragen worden stuk voor stuk beantwoord.

Permanent PMO versus Tijdelijk (pop-up) PMO

In onderstaande tabel staan de verschillen tussen een permanent en een pop-up PMO.

Tijdelijk PMO	Permanent PMO
Pop-up shop metafoor.	Vaste winkel metafoor.
Locatie zoeken.	Vaste locatie.
Processen en templates uitzoeken.	Processen en templates vastgesteld.
Korte opstarttijd (x aantal dagen) om in te richten.	Langere periode om in te richten (x aantal maanden).
Wisselend PMO team.	Vast PMO team.
Scope is één of meer projecten of een programma.	Scope is gehele of deel van vastgestelde projecten portfolio en organisatie governance.
Tooling moet nog worden uitgezocht.	Vaste set van tools.
Wie de betrokken stakeholders van het PMO zijn moet worden uitgezocht.	Betrokken stakeholders van het PMO zijn bekend.
Maakt gebruik van een draaiboek.	Levert het draaiboek aan projecten.
Succes is: het PMO kan zichtzelf gepland opheffen.	Succes is: het PMO blijft bestaan.

Op het eerste gezicht lijken de verschillen beperkt, maar het voornaamste verschil zit in de tijdsfactor. Een pop-up PMO moet razendsnel up and running zijn met goed ingerichte en werkende processen.

Steeds meer organisaties richten een PPP (project-, programma- en portfolio-) management office in. Dit is een permanent PMO die projectondersteuners toewijst aan projecten en programma’s. Organisaties zonder eigen PMO-pool kiezen vaak een tijdelijk (pop-up) PMO met veelal ingehuurde projectondersteuners. Het hoeveelheid projecten en programma’s dat een organisatie uitvoert, de competenties van het eigen personeel, de complexiteit van de projecten en programma’s, de organisatiestructuur en –cultuur zijn bepalende factoren in de keuze voor een permanent of tijdelijk PMO. Een combinatie is natuurlijk ook mogelijk, een project of programma kan zo complex zijn, of zich op een andere locatie afspelen dat er naast een permanent PMO ook een pop-up PMO wordt ingericht. Om de winkelmetafoor vast te houden kun je spreken over een franchise winkel, waarbij bepaalde zaken door het permanente PMO worden aangeleverd.

 

 

10 stappen voor het inrichten van een pop-up PMO

Een pop-up PMO kun je in onderstaande 10 stappen implementeren.

Fase	Stap	Actie
Inventarisatie	01	Intakegesprek(ken) met het hoofd PMO, de programmamanager of de projectmanager(s)
	02	Leg de met het hoofd PMO / programmamanager / projectmanager overeengekomen PMO doelstellingen en services vast
	03	Informatieverzameling en verdere kennismaking
Definieer	04	Plan van aanpak PMO opstellen (verdere uitwerking van stap 02)
	05	Ontwerp projectprocessen (services die het PMO gaat leveren)
	06	Ontwerp de PMO organisatie
	07	Ontwerp de benodigde PMO tools & technieken
	08	Ontwerp de benodigde PMO informatie & communicatie
Implementatie	09	Checken en uitvoeren van het PMO plan
	10	Communicatie van de PMO services
Beheer	11	Managen van het PMO

Na de intake (stap 1) lopen ze kris kras door elkaar.

 

Bouwblokken voor het inrichten van een pop-up PMO

Mertine maakt een onderscheid in planningsbouwblokken en uitvoeringsbouwblokken.

Voor alle bouwblokken moet je onderstaande vragen kunnen beantwoorden:

• Wat is het doel van het bouwblok?
• Wie voert de service uit en richt deze in?
  • Welke stakeholders zijn betrokken bij deze service?
  • Wat kan het PMO doen bij het opstarten (taken)?
  • Wat kan het PMO doen tijdens de uitvoering om zorg te dragen voor een gecontroleerde voortgang (taken)?
  • Welke hulpmiddelen, technieken en tools kun je gebruiken?
  • Welke risico’s loop je als deze service niet goed wordt ingericht?
• Wat zijn de procesafspraken?
• Waar kan ik de informatie vinden?

In onderstaande tabellen staat de bouwblokken en hun doel beschreven.

Planningsbouwblokken	Doel
Project Starten & Afsluiten	De eerste zaken die geregeld moeten worden zodra het project geïdentificeerd is en mandaat heeft. Bij het einde van het project wordt het projectdossier overgedragen aan de staande organisatie. Faciliteiten en toegangsrechten worden afgebouwd.
Stakeholdermanagement & Communicatie	Ondersteunen van een zo effectief mogelijke manier van communicatie met alle stakeholders van het project. Zorgdragen voor een grote mate van betrokkenheid van key-stakeholders bij het project.
Planning	Faciliteren van een up-to-date planning, inclusief afhankelijkheden en controleren op de voortgang.
Resourcemanagement	Faciliteren dat specialisten (indien gewenst) op het juiste moment beschikbaar zijn. Faciliteren dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.
Benefitsmanagement	Identificeren, kwantificeren, realiseren, beheersen en monitoren van de baten.

Mertine beschrijft per bouwblok welke taken een PMO-medewerker zou kunnen oppakken.

Uitvoeringsbouwblokken	Doel
Overleg & Rapporteren	Verzamelen en analyseren van data en informatie. Deze bewerken en aggregeren tot rapportages.
Risicomanagement	Identificeren, vastleggen en bewaken van risico’s en tegenmaatregelen.
Issuemanagement	Zorgen dat de issues worden geïdentificeerd en vastgelegd. Voortgangsbewaking m.b.t. het oplossen van issues en escalaties.
Change Control	Identificeren, vastleggen en bewaken van wijzigingen.
Financiën	Prognosticeren en bewaken van de financiën van het project of programma en het PMO. Faciliteren van het proces om financieel in control te zijn en te blijven.
Kwaliteitsmanagement	Bewaken dat het project en de projectresultaten voldoen aan de gestelde eisen, wensen en verwachtingen. Faciliteren bij audits.
Informatie & Configuratie management	Het beheren en bewaken van alle informatie en data van het project of programma en het PMO.
Transitiemanagement	Assisteren van business change managers bij transities en veranderingen. Faciliteer overdracht aan beheer (de operatie).
Kennismanagement	Kennis vergaren, bewaken en borgen.
Secretariaat	Ontlasten van het PMO voor wat betreft organiseren en verslagen maken van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.

Mertine beschrijft per bouwblok welke taken een PMO-medewerker zou kunnen oppakken.

Als je je wilt verdiepen in de mogelijkheden die je als PMO-medewerker hebt dan is dit boek een aanrader. Het is zowel geschikt voor lezers met en zonder ervaring in het PMO werkveld. Het boek speelt in op de trend van pop-up shops en past dit toe binnen projectmanagement. Immers, een project is tijdelijk. Met praktische checklists, templates en taakoverzichten geeft Mertine je handvatten die direct toepasbaar zijn. De bouwstenen maken het boek overzichtelijk. Een ‘must read’ voor iedere PMO-medewerker, maar zeker ook voor het hoofd-PMO en de projectmanager die maximaal rendement uit het PMO willen halen.