Beyond project management: PROM

PROM (Project-, Referentie- en OntwikkelingsModel)

PROM[1] (Project-, Referentie- en OntwikkelingsModel) is een raamwerk voor de ordening en beschrijving van projectorganisatievormen en is gestructureerd volgens de ontwikkelprincipes van Spiral Dynamics.
Met het PROM kun je de complexiteit van de tijdelijke opgave typeren en je kunt de inrichting van de projectorganisatie bepalen die het beste presteert binnen de gegeven context. Het raamwerk vergroot het inzicht in de diverse aspecten en integraliteit van projectmatig denken en werken. En geeft een overzicht van de factoren die de effectiviteit van een project kunnen verbeteren.

Op basis van de Spiral Dynamics worden de contexten getypeerd naar mate van complexiteit:

• Stabiel (lineair): een wereld die in hoge mate ‘maakbaar’ en voorspelbaar is (of lijkt).
• Meervoudig (multiplistic): een wereld waarin meerdere opties openstaan en waar gestreefd wordt naar de meest optimale aanpak met het hoogst haalbare resultaat.
• Verbindend (affiliative): een wereld waarin de behoefte tot participatie groot is en waarbij de betrokkenheid van sociale partijen moet worden georganiseerd.
• Meerduidig (ambiguous): een wereld waarin partijen gezamenlijk betekenis creëren en gericht zijn op integrale, zo mogelijk innovatieve oplossingen.

De vier contexten worden in onderstaande tabel beschreven in de mate waarin de termen (probleemstelling, doelstelling, aanpak en resultaat) vooraf bepaald kunnen worden (+/+) dan wel afhankelijk zijn van het organisatieproces (-/-).

Contexten van tijdelijke opgaven van Marcel van Marrewijk

In de blauwe, stabiele context kunnen bestuurders – als opdrachtgever – de probleemstelling formuleren, de doelstellingen van de tijdelijke opgaven bepalen en er van uitgaan dat de projectaanpak de beoogde resultaten oplevert. Hier is de voorspelbaarheid groot en kunnen doelstellingen en aanpak vooraf worden vastgelegd (PRINCE2). Aan de andere kant – in de oranje, meerduidige context – staat het vlechtwerk (meshwork). Er is hier geen sprake van opdrachtgeverschap, maar van een aantal partijen met een gemeenschappelijke uitdaging die zich committeren om gezamenlijk een oplossing te vinden. Samen duiden zij de situatie en op iteratieve wijze wordt vastgesteld hoe de uitvoering wordt aangepakt. Hier wordt alles sociaal geconstrueerd.

Kenmerken van projectmatig werken

Four Quadrant Model van Marcel van Marrewijk

• Aanpak: betreft de inrichting van een projectorganisatie en bestaat uit:
  • Teamstructuur
  • Leiderschapsstijl
  • Projectstrategie
  • Wijze van besluitvorming en het onderling communiceren
  • Informatiesysteem, hoe worden data en afspraken vastgelegd en toegankelijk gemaakt?
  • Beschikbare middelen
  • Werkprocessen
• Cultuur: een effectief projectteam hanteert een set gemeenschappelijke kernwaarden die is afgestemd op de complexiteit van de opgave. De cultuur komt (grotendeels) overeen met de waarden, drijfveren en competenties van de individuele teamleden.
• Competenties: ieder type project vergt specifieke kennis, ervaring en individuele vaardigheden van opdrachtgevers, projectmanagers en projectmedewerkers.
• Gedrag: de projectteamleden tonen hun vaardigheden, etaleren de gepaste omgangsvormen, en handelen volgens de aanpak.

Projectorganisatie, projectopdracht en projectomgeving vertonen een onderlinge wisselwerking tot elkaar. De ideale projectorganisatie is, wat betreft aanpak en inrichting van een project en de benodigde competenties van de projectteamleden, adequaat afgestemd op de context van de tijdelijke opgave.

Projectorganisatiewijzen

PROM organisatie vormen van Marcel van Marrewijk

Binnen PROM worden vier ideaaltypische projectorganisatievormen onderscheiden die aansluiten op de contexten stabiel, meervoudig, verbindend en meerduidig:

• Type 1: Trajectmanagement <> als de complexiteit van de tijdelijke opgave gering is, dan bepaalt de opdrachtgever vooraf de probleemstelling, de doelstellingen en de werkwijze. De benodigde kennis en ervaringen zijn vastgelegd in eenduidige procedures en in een stappenplan. Een goed plan- en beheersbaar project wordt als een lineair traject geïmplementeerd tot het vooraf bepaalde resultaat bereikt is. De aanpak start met het ontwerp van sequentiële (opeenvolgende) trajectfasen, die achtereenvolgens wat betreft uitvoering gedetailleerd worden opgevolgd en uitgevoerd.
• Type 2: Haalbaarheidsontwikkeling <> een opdrachtgever bepaalt de probleemstelling en het doel, maar geeft het projectteam de ruimte een aanpak te ontwikkelen om een zo goed mogelijk resultaat te creëren. Het gaat hier om een optimalisatievraagstuk dat vaak wordt toegepast in situaties waarbij de te hanteren techniek of methodiek zich nog niet (volledig) heeft bewezen. Ruimte voor leren, experimenteren en voortschrijdend inzicht zijn essentieel voor de haalbaarheid van het project en het uiteindelijk succes.
• Type 3: Draagvlakvorming <> als een opdrachtgever een probleemstelling bepaalt, kan het zijn dat de belangen van de betrokken partijen weliswaar bekend, maar nog niet eensluidend zijn. Het ontwikkelen en beheren van een draagvlak is cruciaal voor het realiseren van een positief projectresultaat. De aanpak is gericht op het bewerkstelligen van afstemming door een gemeenschappelijk doel te formuleren, de buy-in te creëren en instemming te garanderen, een aanpak overeen te komen en deze tot uitvoering te brengen.
• Type 4: Vlechtwerk (meshwork) <> wanneer complexe uitdagingen in een snel veranderde omgeving om een duurzame oplossing vragen, zullen mensen, organisaties, of welke entiteit dan ook, hun belangen, drijfveren, kennis en mogelijkheden op een creatieve manier vervlechten, zodat de gewenste oplossing kan ontstaan.
  Het vlechtwerk is een (tijdelijke) gemeenschap van stakeholders die bereid zijn tot verbinding en afstemming, tot synergie en cocreatie om gezamenlijk een doorbraak tot stand te brengen. Het is een constructionistische aanpak waarin betrokkenen gezamenlijk betekenis creëren, terwijl door hun keus en handelingen de werkelijkheid zich ontvouwt en manifesteert tot de gewenste uitkomsten. Draagvlakontwikkeling en (technologische) haalbaarheid zijn onderdeel van de uitdaging: doelstelling, aanpak, belangen en resultaat worden geconcretiseerd in het project.

De vier projectorganisatievormen tonen een toenemende complexiteit die zichtbaar wordt in de mate van betrokkenheid van professionals, in ruimte voor leren en experimenteren en in de benodigde inzet van communicatieve en empathische competenties. Als de planbaarheid en voorspelbaarheid afnemen ontstaat er meer ruimte voor intuïtie, gezonde verstand en praktijkervaring. Voor de meer complexe organisatievormen zijn alternatieve budgetteringsregels nodig die zijn gebaseerd op voortschrijdend inzicht en een voortdurende wisselwerking met bestuurders en sponsors.

Vlechtwerk of Meshworks

Een meshwork is een manier voor mensen en organisaties om zichzelf te organiseren, om gezamenlijk het hoofd te bieden aan complexe problemen, door online en face-to-face samen te werken, kennis en resources te delen, leren en innoveren te versnellen, zodat uiteindelijk een doorbraak in het handelen en denken, een innovatieve oplossing, een kanteling van het systeem tot stand kan worden gebracht.

van netwerk via een community of practitioners tot een vlechtwerk

Meshworking is een multistakeholderproces rondom een gemeenschappelijke uitdaging, vaak een maatschappelijk probleem, waarvoor dringend een oplossing voor nodig is. Een meshwork wordt met voortschrijdend inzicht collectief gecreëerd, doet recht aan alle belangen en sublimeert de paradox, waardoor de tegenstelling in het systeem oplost.

• Stap 1: de beginsituatie <> men waardeert hetgeen dat reeds tot stand is gebracht en wat waardevol is om in stand te houden. Doordat de betrokkenen met de waarderende gesprekstechnieken elkaar leren aanspreken op hun kracht en potentie, ontstaat verbinding tussen mensen en verdiepen zij hun inzicht in de kern en omvang van het vraagstuk dat hen verbindt. Dit is de basis van Appreciative Inquiry (AI). Na het verdiepen volgt het gezamenlijk verwoorden van de gemeenschappelijke uitdaging, die daardoor beter wordt begrepen en gedragen.
• Stap 2: de vorming van een gemeenschap rondom het thema <> hierdoor kan een los, ongestructureerd netwerk van mensen zich, door gezamenlijk activiteiten te ontplooien, zich transformeren tot een community of practitioners. Het toepassen van AI heeft als effect dat er veel energie vrijkomt in het groepsproces waardoor een gemeenschap van gelijkgestemden (peers) en belanghebbenden ontstaat die zich richt op het gezamenlijk commitment om met elkaar oplossingen te vinden door de uitdaging die zij allen ervaren. Vanaf dit moment is een vlechtwerk ontstaan.
• Stap 3:  het verbeelden van wat men met elkaar wil bereiken <> de gewenste toekomst ‘wij hebben een droom. Dit geeft een positieve focus aan de groep, een gemeenschappelijk ideaal.
• Stap 4 : vormgeven <> hier ontwerp je met elkaar het pas dat zal leiden tot het gewenste toekomstbeeld. Met behulp van backward casting kun je het pad terug redeneren vanaf het gewenste beeld naar wat ons vandaag te doen staat.
• Stap 5: verwezenlijken <> inmiddels is het groepsproces zo hecht dat de vraag gesteld kan worden in welke mate mensen zich willen verbinden aan dit ideaal en in welke mate zij zich willen committeren om zich ook daadwerkelijk in te zetten. Uiteindelijk moeten taken worden toegewezen en acties ondernomen, anders blijft het ideaal een mooie droom. Je blijft mensen aanspreken op hun passie, betrokkenheid en potentie en waakt ervoor te vervallen in traditionele taken en functies. Vraag mensen aan te geven wat ze willen doen en wat zij voor anderen kunnen betekenen. Formuleer wat je nodig hebt om het proces op gang te brengen en te houden.

In een meshwork is uiteindelijk regie nodig, een persoon of een klein groepje mensen die het voortouw nemen om de analyse van de kenmerken en bijzonderheden, de omstandigheden, de schijnbare tegenstellingen en de dynamiek van het (onderliggende) systeem tot stand te brengen. Je zoekt naar kantelpunten die een systeem kunnen doen omvormen. Een vlechtwerk is een dynamisch proces, dat beweging voortbrengt, dat de condities creëert waardoor synchroniciteit ontstaat.

[1] Bron: Handboek Organisatie Ontwikkeling door Marcel van Marrewijk