De toekomstige organisatie is dichterbij dan je denkt

‘Programmamanagementorganisatie versus de toekomstige Netwerkorganisatie: overeenkomsten en verschillen’

Onze wereld verandert snel door de toenemende technologische ontwikkelingen, vergaande digitalisering, globalisering en hiermee samenhangend de toegankelijkheid tot informatie en kennis. Je kunt kennis niet meer voor jezelf houden, want kennis is openbaar via diverse kanalen toegankelijk en is continue in beweging. 

De kennis en voorsprong die je nu hebt is niet meer van belang, het gaat er om hoe snel je nieuwe kennis kunt opdoen en kunt creëren. Organisaties moeten continu inspelen op de continue veranderingen die in hoog tempo op ze af komen en moeten door middel van innovatie, creativiteit en vindingrijkheid hun marktpositie iedere dag weer opnieuw verdienen. Om deze veranderingen het hoofd te bieden en hierop te kunnen anticiperen richten organisaties steeds vaker programma’s, projectportfolio’s en projecten op. Het zal je dan ook niet verbazen dat deze vormen gelijkenissen vertonen met de toekomstige netwerkorganisatiestructuur.

 

Programmaorganisatie als tussenvorm /transitievorm

De ideale medewerker van een programmaorganisatie wil samenwerken over afdelingsgrenzen heen, kan zijn/haar eigen werk plannen en organiseren en is in staat om te denken in lange termijnontwikkelingen, van effect naar inspanning. Binnen een programmaorganisatie heerst een open atmosfeer waarin onderling vertrouwen, het leerproces en feedback durven geven en ontvangen de basis vormen. Het samen voor de klus gaan i.p.v. dit hoort niet tot mijn taakomschrijving.

De overeenkomsten met de toekomstige netwerkorganisatie:

• Tijdelijkheid;
• Unieke, flexibele en complexe karakter op basis van programma’s, projectportfolio’s en projecten;
• Multi- en Interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;
• Doelgericht bereiken van samenhangende en dynamische doelen, effecten, inspanningen en middelen;
• Je doet het samen als team binnen een open atmosfeer op basis van onderling vertrouwen.

Toekomstige netwerkorganisatie

Er valt veel te ontdekken over de toekomstige organisatiestructuren en er doen vele benamingen de ronde, zoals: ‘The Network Organization’, ‘The Bossless Organisation’, ‘Organisatie 3.0’, ‘Open Enterprise’, etc. Ik gebruik in dit artikel de benaming netwerkorganisatie. De toekomstige netwerkorganisatie gaat, zoals je in onderstaande tabellen kunt zien, nog een aantal stappen verder dan de programmaorganisatie.

• Geen bureaucratie en dus geen machtsmisbruik;
• Open en transparante organisaties (snel, behendig en flexibel);
• Tijdelijke samenwerkingsverbanden (geen formele binding en geen specifieke tijd- en resourceverwachting);
• Werken met in plaats van werken voor;
• Beoordeling op basis van resultaten door middel van zelfbeoordeling en beoordeling door je teamgenomen, na verloop van tijd bouw je een goede reputatie op;
• Vergoeding gebaseerd op geleverde bijdrage, door middel van credits, deze credits worden open en transparant vooraf toegekend aan het werkitem;
• Verantwoording via toezeggingen, zelfsturing en zelforganisatie;
• Echte betrokkenheid, passie, eigen initiatief en innovatie;
• Kracht op basis van respect, vertrouwen en deskundigheid.

Tayloriaans, Project, Programma en de toekomstige Netwerkorganisatie

Hieronder volgt een schematische weergave op gebied van structuur, managementstijl , HR, systemen en cultuur van bovengenoemde organisatiestructuren.

Tayloriaans	Project	Variabele	Programma	Netwerk
Verticaal	Horizontaal	Structuur	Horizontaal	Honingraat / Netwerk
Besluiten van bovenaf (hiërarchisch)	Besluiten via ProjectBoard door opdracht-gever	Structuur	Besluiten door opdrachtgever, na afstemming met beslissende stakeholders	Beslissingen via transparante stemrondes
Bureaucratie	Sturen op output	Structuur	Coördineren op outcome	Gelijkwaardig, Zelfsturing
Functies	Rollen	Structuur	Rollen	Verschuivende portfolio van rollen

Tayloriaans	Project	Variabele	Programma	Netwerk
Activiteitsgericht	Resultaatgericht	Managementstijl	Doelgericht	Zelfsturing
Activiteiten gebaseerd op functie omschrijving	Realisatie van unieke, vooraf overeen gekomen resultaten / product oplevering	Managementstijl	Realisatie van doelen en effecten (strategisch niveau)	Steeds wisselend rol, en zelf keuze om wel/niet een bepaalde werkitem uit te voeren
Eilandjes / koninkrijkjes	Teamwerken	Managementstijl	Samenwerken	Samenwerken
Micro managers	PM stuurt en beheert o.b.v. contract	Managementstijl	PGM is facilitator	Gelijkwaardig binnen team The bossless organization

Tayloriaans	Project	Variabele	Programma	Netwerk
Vast dienstverband	Contract duur project of uitgeleend door permanente organisatie	HR	Contract duur programma of uitgeleend door permanente organisatie	Geen formele binding
Tijdregistratie	Uren registratie (projecturen en uren voor permanente organisatie)	HR	Urenregistratie (programma uren en uren voor permanente organisatie)	Geen specifieke tijd- en resource verwachtingen
Salaris	Salaris	HR	Salaris	Geen salaris, maar vergoeding gebaseerd op geleverde bijdrage ‘credits’
Jaarlijkse beoordeling door leiding gevende	Via de permanente organisatie	HR	Via de permanente organisatie	Zelfbeoordeling en beoordeling door teamgenoten

Tayloriaans	Project	Variabele	Programma	Netwerk
Command & Control	Afbakenen, faseren, beheersen	Systemen	Programmeren, initiëren, controleren, bijsturen	Zelfsturing
Jaarplanning	Projectplan	Systemen	Programmaplan	Flexibel belegbare kapitaalpotjes
Afdelingsbegroting	Fasebudget	Systemen	Deelprogramma budget	Budget o.b.v. stemrondes en toegewezen ‘credits’ aan werkitem

Tayloriaans	Project	Variabele	Programma	Netwerk
Machtsverhouding autoritair en directief	Sturing door PM op tijd, geld en kwaliteit	Cultuur	Sturing door PGM op samenhang (doelen, effecten, inspanningen en middelen)	Netwerk structuur o.b.v. gelijkwaardigheid, vertrouwen en reputatie
Hoort niet tot mijn takenpakket	Methodische project aanpak (PRINCE2)	Cultuur	Programmeren	Veranderingen voor zijn
Lage betrokkenheid / niet benutten van talenten	Betrokken voor het behalen van de vooraf overeen gekomen resultaten	Cultuur	Creativiteit om de route, projecten, inspanningen en middelen helderder te krijgen	Innovatief, creatief, vindingrijkheid en openheid
Routine	Situationeel	Cultuur	Situationeel, ad hoc reageren	Open
Continuïteit	Tijdelijkheid	Cultuur	Tijdelijkheid	Tijdelijkheid

Het voordeel van een rol binnen een programmaorganisatie is dat je nu al kunt kennismaken met en je kunt specialiseren in het teamwerken binnen een tijdelijke, unieke, complexe en flexibele omgeving.

De stap naar de toekomstige netwerkorganisatie wordt zo een stuk kleiner. Hoe meer mensen vanuit de permanente organisatie tijdelijk hebben gewerkt in een programmaorganisatie, hoe meer de permanente organisatie van structuur zal bewegen richting de programmaorganisatie en zo kan de programmaorganisatie zich in sommige gevallen ontwikkelen tot een vaste waarde en zo de brug slaan tussen de projecten en de strategische doelen van de organisatie.
Het nadeel van een rol binnen een programmaorganisatie is dat als jij jouw bijdrage aan het programma, het portfolio van projecten of aan het project geleverd hebt je jouw functie binnen de permanente organisatie, en diens huidige structuur, weer zult moeten oppakken. Functie- en taakdenken in plaats van roldenken, verticale samenwerking ‘eilandjes’ in plaats van horizontale samenwerking (cross afdelingen). Individualiteit (‘deze taak behoort niet tot mijn functieomschrijving’)in plaats van samenwerken. Een bijdrage leveren aan de afdelingsdoelen in plaats van aan de strategische doelen van de organisatie. In hoeverre kun je weer in de pas lopen en wil je dit nog wel?

Toekomst dichterbij dan je denkt

De programmaorganisatie is al niet meer weg te denken en wordt breed toegepast binnen grote organisaties, van overheid tot het corporate bedrijfsleven. De stap van een programmaorganisatie naar de toekomstige netwerkorganisatie is kleiner dan je denkt en is misschien wel dichterbij dan je ooit gedacht had. Ik hoop dat dit artikel bijdraagt om de toekomstige netwerkorganisatie wat grijpbaarder te maken en dat je veranderingen niet kunt tegengaan, maar wel kunt meebewegen, je aan kunt passen en de veranderingen tot je kracht kunt maken en in je voordeel kunt laten werken. Ieder op zijn eigen manier, binnen je eigen gekozen rol (als vormgever van de veranderingen, als volger of afwachtend). Ik anticipeer op deze veranderingen door bewust voor een rol te kiezen binnen het project-, portfolio- en programmavakgebied, zodat ik mijzelf binnen deze transitierol kan specialiseren, aan kan passen en transformeren en hiermee mijn overgang naar de toekomstige netwerkorganisatie een stuk geruislozer kan laten verlopen.