Een praktisch PMO

Een praktisch PMO: de route naar succesvol projectmanagement

Boekrecensie: Een praktisch PMO: de route naar succesvol projectmanagement
Auteur: Henny Portman

Begin 2008 kreeg Henny Portman de  rol van Regionaal PMO-hoofd bij een financiële instelling. In dit boek neemt hij je mee op zijn reis bij het inrichten en verbeteren van het projectmanagement in de landen die onder zijn PMO-verantwoordelijkheid vielen. Het boek is een beeldende beschrijving van zijn reis en vormt een routekaart voor een ieder die binnen een PMO werkt. Zijn reisbeschrijving kan je op weg helpen, een inspiratiebron vormen voor het opzetten of professionaliseren van een PMO. Henny Portman maakt gebruik van een drietrapsraket of drie plateaus (om in MSP termen te blijven) om zijn reis te beschrijven.

4 plateaus MSP van Henny Portman

• Het Fundament (plateau 1):
  Aan het eind van dit plateau moest de positie en waarde van de PMO-organisatie duidelijk zijn,  moest de inrichting van de organisatie helder zijn, de rapportagelijnen zijn beschreven en de functies en rollen zijn uitgewerkt. Er is een opleidings- en certificeringsplan opgesteld voor de medewerkers, aansluitend bij de gekozen projectmanagementmethode. De gekozen projectmanagementmethode is op maat gemaakt voor de organisatie en alle afspraken, richtlijnen, documentatie en rapportagetemplates zijn vastgelegd in een PMO-handboek. Als laatste is er een raamwerk voor volwassenheidmeting opgesteld om verbeterplannen te maken.
• De Uitbouw (plateau 2):
  Het Fundament stond, maar er was nog onvoldoende zicht op de justificatie van projecten: werden de juiste projecten uitgevoerd? Een uitbouw van portfoliomanagement was nodig, periodieke rapportages over de status van projecten in inzicht in de KPI’s en KRI’s van het PMO (kritische procesindicatoren en risico-indicatoren). Tijdens de Uitbouw is dit gerealiseerd. Ook werden er trainingen en workshops aan stuurgroepleden aangeboden en werd er een eLearning-omgeving ingericht voor alle PMO-medewerkers.
• De Verdieping (plateau 3):
  Konden we de beoogde baten realiseren? Werd er voldoende kwaliteit geleverd? Werd er geleerd van positieve en negatieve ervaringen? Tijdens de Verdieping doet programmamanagement haar intrede. PMO’s gaan extra diensten aanbieden, zoals kwaliteitsbewaking en baten monitoring.
• Borging (plateau 4):
  Programma’s zijn eindig. Borging van de bereikte resultaten organiseren we gedurende het hele traject. Borging is niet opgenomen in het overzicht. De organisatie heeft na drie jaar een volwassenheid bereikt waarbij verbetering in het DNA van het PMO is verankerd. Programmasturing is niet meer nodig.

PMO Model levenscyclus obv MSP

Met dit boek onderschrijft Henny Portman het belang van een PMO. Een PMO is onmisbaar om de slagvaardigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van organisaties te ondersteunen. Het boek een praktisch PMO is geschreven voor managers die verantwoordelijk zijn voor een PMO, voor managers die overwegen een PMO in te richten, en voor managers die benieuwd zijn hoe je projectmanagement kunt verbeteren in complexe organisaties. Naast bovenstaande doelgroep is het boek een routekaart voor een ieder die binnen een PMO werkt. Een praktisch PMO beschrijft niet alleen het Wie en Wat, maar vooral ook het Hoe en is hiermee handleiding (met bewezen routekaart) en een praktisch naslagwerk (met sjablonen en voorbeelden) voor het opzetten en ontwikkelen van PMO’s.