5 stappen om met Kanban je werk te verbeteren

Kanban helpt je om je (software)projecten te beheren met een grote mate van efficiëntie en voorspelbaarheid. En het is eenvoudig toe te passen. Kanban helpt je om sneller waarde te leveren aan je klanten, dan met behulp van de Watervalmethode, Scrum of een andere projectmanagement methodiek. Kanban is een eenvoudige aanpak voor het leveren van waarde van een hoge kwaliteit aan je klanten, op tijd en binnen het vastgestelde budget. Als je al een werkvoorraad aan items en taken gespecificeerd hebt en een team hebt samengesteld, dan kun je met onderstaande vijf stappen meteen aan te slag.

De 5 stappen om met behulp van Kanban je werkvoorraad te voltooien zijn:

5 quick-start stappen

5 quick-start stappen

Stap 1: Wat is de  high-level routine van je team?

Teamleden voeren vele taken uit:

  • Ze bespreken het product met partners, teamgenoten, en klanten
  • Ze schrijven en beantwoorden e-mail, en zijn actief op relevante sociale media
  • Ze zoeken en evalueren fouten (bugs) en operationele kwesties (tickets)
  • Ze vragen om feedback
  • Ze houden zich bezig met het verbeteren van producten en de infrastructuur

Hoewel al dit werk belangrijk is,  richt Kanban richt zich voornamelijk op de laatste bullet: het verbeteren van producten en de infrastructuur.

Er zijn uitzonderingen waarbij Kanban ook kan helpen, zoals de onderstaande taken:

  • Voorbereiden van een grote presentatie
  • Het schrijven van voorstellen of belangrijke ontwerpdocumenten, of het uitrollen van grote veranderingen
  • Vaststellen van een bijzonder complexe fout (bug) of operationele kwestie (tickets)
  • Het ontwerpen van een reactie op een bijzonder belangrijke feedback

Je volgt waarschijnlijk al een high-level routine voor het implementeren van verbeteringen. Zie hieronder een voorbeeld.

high-level routine

high-level routine

Hieronder staan een paar richtlijnen die je zullen helpen om je routine simpel te houden:

  • Gebruik alleen de stappen die je team daadwerkelijk uitvoert
    Laat de stappen buiten beschouwing die plaatsvinden voordat de werkitems jouw team bereiken (zoals high-level planning of specificatie gedaan door andere teams). Laat de stappen buiten beschouwing die plaatsvinden nadat de werkitems worden geleverd aan klanten en partners. Je zou de verschillende teams kunnen combineren, zodat deze alle stappen doen.
  • Als twee opeenvolgende stappen gedaan worden door hetzelfde teamlid, combineer ze dan
    Je wilt dingen eerst simpel houden. Als de ontwikkelaar voor een werkitem ook de eenheid tests schrijft (unit tests), de code implementeert, en verantwoordelijk is voor de code review, noem deze drie opeenvolgende stappen gewoon “Implementeren”. Zodra jouw werk soepel stroomt, kun je elke kleine stap opnieuw onderzoeken om de kwaliteit en doorvoer verder te verbeteren.
  • Bij twijfel: maak gebruik van de stappen: specificeren, implementeren, valideren en leveren
    Deze stappen zijn vrij algemeen en breed toepasbaar.

Stap 2: Hang een Kanban bord op

Nu je de stappen op high-level routine van je team hebt vastgesteld, moeten deze stappen zichtbaar worden voor het team. De teamleden zullen dit uithangbord (Kanban bord) gebruiken om de vooruitgang te visualiseren. Zij plakken post-its of notitiekaarten op het Kanban bord om hun werk en dat van teamleden te volgen. Kanban betekent “uithangbord” in het Japans. Bij Toyota, betekent het “ondertekende kaart” – de notitiekaarten volgen en controleren het werk. Een andere vertaling van Kanban, uit het Chinees, is “kijken naar het bord” – daarmee verwijzend naar de dagelijkse standup bijeenkomst.

Je kunt de notitiekaarten op het Kanban bord (dit kan ook een whiteboard zijn, een flip-over vel op de wand, of een prikbord) op zijn plaats houden door het gebruik van post-its, tape of magneten of punaises.

De indeling van je Kanban bord zou er als volgt uit kunnen zien:

Kanban bord

Kanban bord

Stap 3: Stel grenzen vast voor chaos

Een groot deel van projectmanagement bestaat uit het beperken van de chaos die inherent is aan groepswerk. Je kunt de essentie van de gebruikte projectmanagement methodiek bepalen aan de hand van hoe er wordt omgegaan met het beperken van chaos.

  • Bij een traditionele waterval aanpak wordt chaos beperkt bij het vooraf specificeren van al het werk, de inrichting van een formele change-aanvraag procedure, en het afstemmen van het werk tussen teams op vooraf bepaald mijlpalen.
  • Bij een Scrum aanpak wordt chaos beperkt door het plannen van time-boxed sprints, waarbij wijzigingen worden vastgehouden tot de volgende sprint, en aan het eind van iedere sprint vindt er afstemming met de klant plaats.
  • Bij een Kanban aanpak wordt chaos beperkt door het beperken van de hoeveelheid werk in uitvoering (work in progress, oftewel WIP). Letterlijk: de hoeveelheid notitiekaarten op het Kanban bord voor elke stap. Dit is een simpele maar effectieve methode.

De door Kanban gebruikte WIP-limieten spelen een essentiële rol bij het beheersen van chaos. Ten eerste, beperken zij de hoeveelheid werk dat wordt beïnvloed door veranderende prioritieten, behoeften, of ontwerpen. Dit geeft je team de ruimte om tijdig te reageren. Ten tweede, WIP-limieten beperken de doorstroming van het werk en passen zich  aan het tempo van de traagste stap (ook wel bekend als “constraint”, oftewel beperking of belemmering). Het aanpassen van de andere werk items aan de langzaamste stap levert de grootste efficiëntie en het hoogst mogelijke rendement op.

Je wilt de kleinste WIP-limieten gebruiken en ervoor zorgen dat je team volop bezig blijft met het leveren van waarde die je klanten gebruiken.

  • Begin met het instellen van de WIP-limiet voor de langzaamste stap voor het aantal teamleden die deze stap uitvoeren, plus een buffer van 50 procent. Dit zorgt ervoor dat de langzaamste stap altijd bezig blijft, maar beperkt het aantal notitiekaarten (oftewel, de hoeveelheid werk in uitvoering) voor deze stap.
  • Gebruik vervolgens ratio’s om de WIP-limieten voor te andere stappen te bepalen, zodat hun doorvoercapaciteit overeenkomt met de traagste stap.
  • Het resultaat zijn beginwaarden die je voortdurend aan kunt passen als dit nodig is om de doorvoer te maximaliseren.

De WIP-limieten zijn beginwaarden. De grenzen kunnen op elk moment worden aangepast om de output en wendbaarheid (“agility”) van het team te maximaliseren. Het is handig om de WIP-grenzen naast elke stap op het Kanban bord te schrijven.

Kanban bord met WIP-limits

Kanban bord met WIP-limits

De WIP-limieten gelden voor de actieve en  gereed zijnde notitiekaarten voor iedere stap op het Kanban bord, met uitzondering van de laatste stap. De validatie stap heeft een begrensd aantal actieve notitiekaarten, maar een onbeperkt aantal gereed zijnde notitiekaarten. Als werkitems door de validatie stap zijn gegaan, zijn ze volledig gereed en dus eigenlijk van het Kanban bord afgevallen.

Stap 4: Definieer ‘gereed’-regels

Kanban regelt de kwaliteit door middel van een heel eenvoudig mechanisme. Voor dat een notitiekaart kan worden verplaatst van de linker naar de rechterkant (van actief naar gereed) van een stap, moet het werk voldoen aan een aantal criteria of regels, jouw criteria van “gereed” for die stap (ook wel pull criteria genoemd). Het gebruik van de twee kolommen (actief en gereed) per stap lijkt misschien overdreven, maar maakt wel degelijk het verschil.

  • Werkitems in de gereed kolom van een stap tellen mee voor de WIP-limiet van die stap (met uitzondering van de laatste stap). Je wilt je aanpassen aan de langzaamste stap. Dus, als de implementatie lang duurt, kun je met twee werkitems (de WIP-limiet) in de gereed kolom van de Specificeer het werk stap niet meer werk specificeren. Anders zou je de implementatie stap overbelasten. Om bezig te blijven kun je helpen om de implementatie stap te deblokkeren.
  • Kanban maakt onderscheidt tussen de afronding van een stap en het starten van de volgende. Scrum-borden, bijvoorbeeld, verplaatsen een werkitem meteen naar de volgende stap zodra deze gereed is, waardoor het onderscheidt tussen werkitems die gereed zijn voor de volgende stap en werkitems waar actief aan gewerkt wordt in de volgende stap verdwijnt.
  • Het scheiden van de afronding van een stap en het starten van de volgende ontkoppelt de stappen. Hierdoor kun je regels bepalen die aangeven wat de ‘gereed’ criteria van zijn, ongeacht wat die volgende stap is.

Nu de stappen ontkoppeld zijn, kan jouw team de ‘gereed’ criteria voor elke stap bepalen. Het definiëren van de ‘gereed’ criteria doe je als team, zodat iedereen zich committeert om de criteria te volgen. Hier zijn een aantal voorbeelden:

  • Specificeer de ‘gereed’-regel. Bijvoorbeeld: alle werkitems onderverdeeld in taken die ieder kunnen worden afgerond in minder dan een week, met specificaties op hoofdlijnen voor ieder werkitem.
  • Implementeer de ‘gereed’-regel. Bijvoorbeeld de code wordt gereviewed en is eenheid getest (unit tested), de statistische analyse is schoon, de code wordt gecontroleerd, de code komt door de acceptatietesten, en de op de klant gerichte documentatie is volledig.
  • Valideer de ‘gereed’-regel. Het werk wordt overgedragen aan productie en geaccepteerd door een subgroep van echte klanten. Alle gevonden issues zijn opgelost.

Stap 5: De dagelijkse stand-up

De ‘gereed’ regels zijn gedefinieerd. Het team is klaar om Kanban te gebruiken. Met een gevulde werkvoorraad zijn er geen planningsvergaderingen nodig. Er zijn geen mijlpalen, geen sprints en geen retrospectives. Kanban stroomt continu, zolang er werk is dat gedaan moet worden.

Elk teamlid kan de dagelijkse stand-up faciliteren, maar meestal wordt dit gefaciliteerd door de projectmanager omdat het hen helpt bij het updaten van de tracking tools. Er is maar één agendapunt: nagaan of er teamleden geblokkeerd zijn in de uitvoering van hun taken, of anderszins hulp nodig hebben. Vervolgens worden er teamleden toegewezen om de problemen op te lossen. Ervaren teams kunnen de dagelijkste stand-up binnen 5 minuten afronden.
Dagelijkse stand-ups kunnen ook worden gebruikt om te weten wat andere teamleden doen en om de voortgang die zij boeken te vieren. Dit maakt de dagelijkse stand-ups iets langer, maar het zorgt voor een gedeeld gevoel van trots en eigenaarschap.

  • Start van de dagelijkse stand-up: de projectmanager begint met de laatste stap (Validatie stap uiterst rechts op het Kanban bord en werkt zijn weg naar links (Werkvoorraad uiterst links op het Kanban bord). De projectmanager wijst naar de laatste stap (Validatie), en vraagt: “zijn er werkitems gereed in de validatie
    stap?” of “zijn er werk items die de validatie stap hebben doorlopen?” De betreffende teamleden geven antwoord. Overige teamleden controleren de validatie ‘gereed’ regel met bijvoorbeeld de vraag: “hoeveel klanten waren betrokken?” Als het team tevreden is, worden de betreffende werk items naar de allerlaatste ‘gereed’-kolom verschoven en is er weer waarde geleverd aan de klanten.
    Omdat de werk items die volledig klaar niet meer meetellen voor de WIP-limiet van de laatste stap (Validatie), is er ruimte om meer items te valideren (tot de WIP-limiet voor deze stap is bereikt). Teamleden verschuiven de bovenste notitiekaarten vanuit de ‘gereed’ kolom van de Implementatie stap naar de kolom ‘actief’ van de Validatie stap, beslissen wie deze werk items gaat uitvoeren, schrijven de naam van het uitvoerende teamlid op de betreffende notitiekaart.  Deze werkopdrachten worden ‘just in time’ toegewezen. Dit voorkomt dat een item kan blokkeren, omdat een eerder toegewezen lid van het team nog druk bezig is met een andere taak op het moment dat de taak klaar is om toegewezen te worden.
  • Vervolgens vraagt de projectmanager of er werk items gereed zijn in de Implementatie stap. De betreffende teamleden geven antwoord en vervolgens wordt de implementatie ‘gereed’ regel gecontroleerd. Indien akkoord, worden de betreffende werk items verplaatst naar de ‘gereed’ kolom van de Implementatie stap. Omdat er een paar werk items zijn verhuisd van de ‘gereed’ kolom in de Implementatie stap naar de kolom ‘actief’ in de Validatie stap, is er weer ruimte beschikbaar (zie de vorige stap). Teamleden verschuiven de bovenste notitiekaarten vanuit de ‘gereed’ kolom van de Specificeer stap naar de kolom ‘actief’ van de Implementatie stap, beslissen wie deze werk items gaat uitvoeren en schrijven de naam van het uitvoerende teamlid op de betreffende notitiekaart. De WIP-limiet voor de Implementatie stap is weer bereikt.
  • Vervolgens vraagt de projectmanager of er werk items gereed zijn in de Specificeer stap. De betreffende teamleden geven antwoord, in dit geval is het werk item opgesplitst in drie kleinere taken die elk binnen een paar dagen zijn uitgevoerd. Er worden drie nieuwe notitiekaarten aan het Kanban bord toegevoegd (voor de uitgesplitste taken, samen getoond op dezelfde rij). Er worden in dit geval geen nieuwe notitiekaarten van de bovenste rij van de werkvoorraad toegevoegd, omdat de Specificeer stap de WIP-limiet heeft bereikt (werk items die elk zijn uitgesplitst in taken in de kolom ‘actief’ van de Specificeer stap).
  • De projectmanager of iemand de ordening van de werkvoorraad wil wijzigen op basis van nieuwe verzoeken of veranderende eisen. Een korte discussie volgt, waarbij een nieuw werk item wordt toegevoegd aan de werkvoorraad en twee werk items van plaats ruilen.
  • Als laatste vraagt de projectmanager of iemand extra hulp nodig heeft, dit is de enige vraag die gesteld moet worden in de dagelijkse stand-up. Bij blokkades richt de projectmanager zich voornamelijk op die stap, omdat dit de vloeiende stroom van het werk in gevaar kan brengen.

De dagelijkse stand-up is voorbij en iedereen kan weer aan het werk. Het hele proces duurt minder dan 15 minuten. De projectmanager blijft achter om de gewijzigde status van de werk items in het tracking systeem van de organisatie bij te werken en probeert de gerezen problemen op te lossen.

Checklist

Hieronder volgt een checklist van acties om snel te kunnen beginnen met Kanban:

  • Stap 1: wat is de high-level routine van je team?
    • Als je niet zeker bent van de high-level routine van je team start dan met de stappen Specificeer, Implementeer en Valideer.
  • Stap 2: hang een Kanban bord op
    • Met de kolommen Werkvoorraad, Specificeer het werk onderverdeeld in actief en gereed, Implementeer het werk onderverdeeld in actief en gereed en Valideer het werk onderverdeeld in actief en gereed.
    • Dit zorgt voor inzicht in de status van de werk items.
  • Stap 3: stel grenzen vast voor chaos deze beperken het aantal werk items in uitvoering(notitiekaarten op het Kanban bord) voor elke stap. Ook wel: work in progress, oftewel WIP-limieten.
  • Stap 4: definieer ‘gereed’-regels voor elke stap waaraan moet worden voldaan voordat een werk item (notitiekaart op het Kanban bord) kan worden verplaatst van de kolom ‘actief’ naar de kolom ‘gereed’ van die stap.
  • Stap 5: hou een dagelijkste stand-up op een vast tijdstip, elke dag. Leg de nadruk op issues die de voortgang blokkeren (notitiekaarten heen en weer bewegen tussen de kolommen).
  • Update, indien nodig, het tracking systeem dat wordt gebruikt binnen jouw organisatie met de huidige voortgangsstatus van je team.
  • Pas de WIP-grenzen en ‘gereed’-regels, indien nodig, aan om te garanderen dat het kwalitatief hoogstaande werk soepel over het Kanban bord stroomt.
  • Voeg, indien nodig, een ‘te volgen’ (track) kolom toe tussen de kollommen ‘actief’ en ‘gereed’ van de implementatie stap om externe input te volgen die de voortgang van de implementatie van een werk item blokkeert (bijvoorbeeld een late of een onstabiele afhankelijkheid).
  • Voeg nieuwe werk items (notitiekaarten), indien nodig, toe aan je Kanban bord en herverdeel werkitems in je werkvoorraad.

Wil je meer weten  over het toepassen van Kanban binnen Agile Projectmanagement, dan is het boek Agile Project Management with Kanban van Eric Brechner (Engels) een aanrader. Dit boek beschrijft aan de hand van praktijkvoorbeelden hoe je Kanban kunt toepassen. Ik heb de vijf stappen uit dit boek als uitgangspunt en vrij vertaald in dit blog.

Agile PM with Kanban

Agile PM with Kanban

Het is enorm leuk dat dit blog is doorgeplaatst op AgileNieuws.

Laat wat van je horen

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.