Het pop-up PMO

Snelle, flexibele en gestructureerde ondersteuning in projecten en programma’s.

Boekrecensie: Project Management Officie als pop-up shop
Auteur: Mertine Middelkoop

Je ziet ze steeds vaker in het straatbeeld verschijnen en weer verdwijnen: pop-up shops ‘tijdelijke winkels, guerrillashops in bestaande winkels of lege ruimtes’. Pop-up shops worden steeds vaker ingezet als promotietool die inspelen op de behoeften van de consument. Mensen willen verrast worden en zijn op zoek naar nieuwe ervaringen in de belevingseconomie. Pop-up shops komen onaangekondigd, trekken razendsnel publiek en verdwijnen weer of gaan op in een permanent vorm. 

Ze zijn fris, exclusief en inspirerend. Het boek ‘project management office als pop-up shop’ trekt het fenomeen van de pop-up shop door op het PMO. Projecten en programma’s zijn, net als een pop-up shop, per definitie tijdelijk van aard. Binnen veel projecten en programma’s wordt dan ook gewerkt met een tijdelijk (oftewel een pop-up) PMO. Hoe richt je een pop-up PMO in? Hoe lang ben je bezig met het inrichtingsproces? Wat zijn de verschillen tussen een pop-up PMO en een permanent PMO? Welke taken worden uitgevoerd in een pop-up PMO? Welke competenties zijn hiervoor nodig? Deze vragen worden stuk voor stuk beantwoord.

Permanent PMO versus Tijdelijk (pop-up) PMO

In onderstaande tabel staan de verschillen tussen een permanent en een pop-up PMO.

Tijdelijk PMOPermanent PMO
Pop-up shop metafoor.Vaste winkel metafoor.
Locatie zoeken.Vaste locatie.
Processen en templates uitzoeken.Processen en templates vastgesteld.
Korte opstarttijd (x aantal dagen) om in te richten.Langere periode om in te richten (x aantal maanden).
Wisselend PMO team.Vast PMO team.
Scope is één of meer projecten of een programma.Scope is gehele of deel van vastgestelde projecten portfolio en organisatie governance.
Tooling moet nog worden uitgezocht.Vaste set van tools.
Wie de betrokken stakeholders van het PMO zijn moet worden uitgezocht.Betrokken stakeholders van het PMO zijn bekend.
Maakt gebruik van een draaiboek.Levert het draaiboek aan projecten.
Succes is: het PMO kan zichtzelf gepland opheffen.Succes is: het PMO blijft bestaan.

Op het eerste gezicht lijken de verschillen beperkt, maar het voornaamste verschil zit in de tijdsfactor. Een pop-up PMO moet razendsnel up and running zijn met goed ingerichte en werkende processen.

Steeds meer organisaties richten een PPP (project-, programma- en portfolio-) management office in. Dit is een permanent PMO die projectondersteuners toewijst aan projecten en programma’s. Organisaties zonder eigen PMO-pool kiezen vaak een tijdelijk (pop-up) PMO met veelal ingehuurde projectondersteuners. Het hoeveelheid projecten en programma’s dat een organisatie uitvoert, de competenties van het eigen personeel, de complexiteit van de projecten en programma’s, de organisatiestructuur en –cultuur zijn bepalende factoren in de keuze voor een permanent of tijdelijk PMO. Een combinatie is natuurlijk ook mogelijk, een project of programma kan zo complex zijn, of zich op een andere locatie afspelen dat er naast een permanent PMO ook een pop-up PMO wordt ingericht. Om de winkelmetafoor vast te houden kun je spreken over een franchise winkel, waarbij bepaalde zaken door het permanente PMO worden aangeleverd.

Permanent versus Tijdelijk PMO PMO van Mertine Middelkoop

Permanent versus Tijdelijk PMO PMO van Mertine Middelkoop

 

 

10 stappen voor het inrichten van een pop-up PMO

Een pop-up PMO kun je in onderstaande 10 stappen implementeren.

FaseStap Actie
Inventarisatie01Intakegesprek(ken) met het hoofd PMO, de programmamanager of de projectmanager(s)
02Leg de met het hoofd PMO / programmamanager / projectmanager overeengekomen PMO doelstellingen en services vast
03Informatieverzameling en verdere kennismaking
Definieer04Plan van aanpak PMO opstellen (verdere uitwerking van stap 02)
05Ontwerp projectprocessen (services die het PMO gaat leveren)
06Ontwerp de PMO organisatie
07Ontwerp de benodigde PMO tools & technieken
08Ontwerp de benodigde PMO informatie & communicatie
Implementatie09Checken en uitvoeren van het PMO plan
10Communicatie van de PMO services
Beheer11Managen van het PMO

Na de intake (stap 1) lopen ze kris kras door elkaar.

 

Bouwblokken voor het inrichten van een pop-up PMO

Mertine maakt een onderscheid in planningsbouwblokken en uitvoeringsbouwblokken.

PMO Bouwblokken van Mertine Middelkoop

PMO Bouwblokken van Mertine Middelkoop

Voor alle bouwblokken moet je onderstaande vragen kunnen beantwoorden:

  • Wat is het doel van het bouwblok?
  • Wie voert de service uit en richt deze in?
    • Welke stakeholders zijn betrokken bij deze service?
    • Wat kan het PMO doen bij het opstarten (taken)?
    • Wat kan het PMO doen tijdens de uitvoering om zorg te dragen voor een gecontroleerde voortgang (taken)?
    • Welke hulpmiddelen, technieken en tools kun je gebruiken?
    • Welke risico’s loop je als deze service niet goed wordt ingericht?
  • Wat zijn de procesafspraken?
  • Waar kan ik de informatie vinden?

In onderstaande tabellen staat de bouwblokken en hun doel beschreven.

PlanningsbouwblokkenDoel
Project Starten & AfsluitenDe eerste zaken die geregeld moeten worden zodra het project geïdentificeerd is en mandaat heeft. Bij het einde van het project wordt het projectdossier overgedragen aan de staande organisatie. Faciliteiten en toegangsrechten worden afgebouwd.
Stakeholdermanagement & CommunicatieOndersteunen van een zo effectief mogelijke manier van communicatie met alle stakeholders van het project. Zorgdragen voor een grote mate van betrokkenheid van key-stakeholders bij het project.
PlanningFaciliteren van een up-to-date planning, inclusief afhankelijkheden en controleren op de voortgang.
ResourcemanagementFaciliteren dat specialisten (indien gewenst) op het juiste moment beschikbaar zijn. Faciliteren dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.
BenefitsmanagementIdentificeren, kwantificeren, realiseren, beheersen en monitoren van de baten.

Mertine beschrijft per bouwblok welke taken een PMO-medewerker zou kunnen oppakken.

UitvoeringsbouwblokkenDoel
Overleg & RapporterenVerzamelen en analyseren van data en informatie. Deze bewerken en aggregeren tot rapportages.
RisicomanagementIdentificeren, vastleggen en bewaken van risico’s en tegenmaatregelen.
IssuemanagementZorgen dat de issues worden geïdentificeerd en vastgelegd. Voortgangsbewaking m.b.t. het oplossen van issues en escalaties.
Change ControlIdentificeren, vastleggen en bewaken van wijzigingen.
FinanciënPrognosticeren en bewaken van de financiën van het project of programma en het PMO. Faciliteren van het proces om financieel in control te zijn en te blijven.
Kwaliteitsmanagement
Bewaken dat het project en de projectresultaten voldoen aan de gestelde eisen, wensen en verwachtingen. Faciliteren bij audits.
Informatie & Configuratie managementHet beheren en bewaken van alle informatie en data van het project of programma en het PMO.
TransitiemanagementAssisteren van business change managers bij transities en veranderingen. Faciliteer overdracht aan beheer (de operatie).
KennismanagementKennis vergaren, bewaken en borgen.
SecretariaatOntlasten van het PMO voor wat betreft organiseren en verslagen maken van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.

Mertine beschrijft per bouwblok welke taken een PMO-medewerker zou kunnen oppakken.

Als je je wilt verdiepen in de mogelijkheden die je als PMO-medewerker hebt dan is dit boek een aanrader. Het is zowel geschikt voor lezers met en zonder ervaring in het PMO werkveld. Het boek speelt in op de trend van pop-up shops en past dit toe binnen projectmanagement. Immers, een project is tijdelijk. Met praktische checklists, templates en taakoverzichten geeft Mertine je handvatten die direct toepasbaar zijn. De bouwstenen maken het boek overzichtelijk. Een ‘must read’ voor iedere PMO-medewerker, maar zeker ook voor het hoofd-PMO en de projectmanager die maximaal rendement uit het PMO willen halen.

Speak Your Mind

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.