Projectmanagement voor opdrachtgevers

Boekrecensie: Projectmanagement voor opdrachtgevers; de vier principes van succesvol opdrachtgeverschap
Auteur: Michiel van der Molen

Ontwikkelingen in de maatschappij, economie, markt, technologie of wetgeving volgen elkaar steeds sneller op. Er worden steeds vaker projecten opgestart om deze dynamische ontwikkelingen te kunnen doorvoeren. De tijd dat een project succesvol is als het binnen afgesproken voorwaarden (tijd, geld, scope, kwaliteit, risico’s en baten) het geplande resultaat oplevert is voorbij. Tijdens het project veranderen er immers zaken en uitzonderingen zijn de regel geworden. Een project is een investering en is pas succesvol als het bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Managers krijgen steeds vaker naast hun operationele taken de rol van opdrachtgever toebedeeld. Maar hoe vul je deze rol succesvol in?

Het boek Projectmanagement voor opdrachtgevers hanteert onderstaande uitgangspunten:

  1. Een project is pas een succes als het businessresultaat gerealiseerd wordt.
  2. De opdrachtgever, als vertegenwoordiger van het lijnmanagement, is eindverantwoordelijk voor het succes van het project.

Het projectresultaat is het door de projectmanagement op te leveren tastbare eindresultaat van het project.
Het businessresultaat is datgene wat een project vanuit businessperspectief oplevert, rekening houdend met alle met het project samenhangende effecten op de bedrijfsvoering.
Een projectmanager spreekt van een succesvol project als hij het projectresultaat conform afspraken over tijd, geld, scope en kwaliteit oplevert. Maar wat als het resultaat na oplevering niet geaccepteerd en gebruikt wordt? Dan is het project voor niets geweest. Een opdrachtgever spreekt pas van een succesvol project als de baten (positieve effecten voor belanghebbenden al dan niet financieel) gerealiseerd zijn. Een project is een investering en pas wanneer de baten zijn gerealiseerd kun je echt spreken van een succesvol project. De baten kunnen vaak pas enige tijd na de projectafronding worden gerealiseerd, de projectorganisatie is dan al opgedoekt. De opdrachtgever is dus verantwoordelijk voor zowel het business- als het projectresultaat en stuurt op twee niveaus. Het beoogde businessresultaat is richtinggevend en het te bereiken projectresultaat wordt hierop afgestemd.

Vier aandachtsgebieden opdrachtgever van Michiel van der Molen

Vier aandachtsgebieden opdrachtgever van Michiel van der Molen

 

Michiel van der Molen heeft de vier principes van succesvol opdrachtgeverschap gekoppeld aan deze vier aandachtgebieden. Hij geeft het belang aan van een goede invulling van de opdrachtgeversrol om project- en businessresultaat te kunnen bereiken.

Principe 1: Deel de businesscase

Dit principe beschrijft hoe je onder belanghebbenden een gedeeld en gedragen beeld creëert van het waarom en het belang van het project. Belanghebbenden kunnen zich hiermee verbinden en de businesscase dient als basis voor alle detailbeslissingen.

Een goede businesscase is een voorwaarde voor het bereiken van positieve businessresultaten. De tijd die je kwijt bent met het opstellen verdien je terug.
Een business case draagt onder andere bij aan:

  • Ondersteuning van het sponsorship van het hogere management
  • Een beter draagvlak en dus medewerking onder stakeholders
  • Een continue focus op het businessresultaat en niet alleen op de projectresultaten, zodat het project geen eigen leven gaat leiden
  • Efficiënt gebruik van resources
  • Betere besluitvorming op alle niveaus op basis van een echte afweging tussen gebruikersbelangen en zakelijkheid

Principe 2: Organiseer eigenaarschap

Dit principe beschrijft hoe je bereikt dat belanghebbenden zich niet alleen verbinden met het projectdoel maar zich er ook individueel verantwoordelijk voor voelen om daar een specifieke bijdrage aan te leveren.

Als opdrachtgever kun je zonder de medewerking van anderen nooit succesvol zijn. Stakeholders moeten zich niet alleen kunnen verbinden met het projectdoel (de realisatie van de businesscase), maar moeten ook bereid zijn hieraan een bijdrage te leveren. Als een stakeholder zich ergens verantwoordelijk voor voelt en daarna handelt neemt hij eigenaarschap. Juist in de combinatie van verbinding met een gedeeld doel (verwoord in de businesscase) en individueel eigenaarschap schuilt een grote kracht om succesvol te veranderen.

Dit tweede principe draagt onder andere bij aan:

  • Grotere effectiviteit: het eigenaarschap van stakeholders komt ten goede aan communicatie, batenmanagement, kostenmanagement, risicomanagement en kwaliteitsmanagement
  • Efficiënter vergaderen: stuurgroep vergaderingen zijn er om besluiten te nemen. Omdat stuurgroepleden duidelijke verantwoordelijkheden hebben hoeven de details niet besproken te worden.
  • Efficiency en snelheid in de uitvoering
  • Het creëren van draagvlak
VVier principes van succesvol opdrachtgeverschap van Michiel van der Molen

Vier principes van succesvol opdrachtgeverschap van Michiel van der Molen

 

Principe 3: Richt je op producten

Dit principe beschrijft hoe je, door het centraal stellen van producten (deliverables) optimale transparantie creëert en je grip hebt op de uitvoering, zodat het project die tastbare resultaten oplevert die je nodig hebt om het businessresultaat te kunnen realiseren.

Als opdrachtgever wil je weten wat je krijgt, wanneer je het krijgt en wat het je kost. Gebruikers willen weten wat het tastbare resultaat is. In een goed projectplan staan daarom producten, zowel tussen- als eindproducten (deliverables) centraal. Het richten op producten zorgt voor grip op kwaliteit, voortgang en budget.

Het derde principe levert je veel op:

  • Het geeft helderheid over de scope en zorgt voor duidelijke verwachtingen
  • Het zorgt voor meer draagvlak onder de gebruikers
  • Maakt de besturing transparant, en geeft inzicht in de voortgang en de kosten
  • Minder uitloop door een duidelijke scope en minder herstelwerk achteraf

Principe 4: Geef de projectmanager verantwoordelijkheid

Dit principe beschrijft welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden je de projectmanager geeft en welke rapportageafspraken je maakt om tegen minimale inspanning het projectresultaat geleverd krijgt, met voldoende controle en bijsturingsmogelijkheden.

Een project run je niet alleen en de projectmanager is een belangrijke schakel voor het realiseren van het projectresultaat. Dit laatste principe schept voor de projectmanager de optimale voorwaarden voor aansturing van zijn team en de samenwerking met de stuurgroep.

Het biedt onder andere de volgende voordelen:

  • Het is motiverend voor de projectmanager en zijn team, omdat zij binnen afgesproken kaders (en met afgesproken toleranties) een bijdrage leveren aan het projectsucces
  • Het is efficiënt, het voorkomt onnodige afstemming over bevoegdheden en verantwoordelijkheden
  • Het toekennen van budget en afspreken van tolerantiegrenzen per fase geeft ruimte aan de projectmanager. Door de grenzen juist te stellen zorg je voor een optimale combinatie van flexibiliteit en controle
  • De stuurgroep blijft bezig met haar kerntaak – de strategische toetsing en besluitvorming – zo borg je de business oriëntatie van de besturing.

Met deze vier aandachtsgebieden en vier principes wordt het de opdrachtgever eenvoudiger gemaakt om zijn rol succesvol op te pakken in plaats van ‘er even bij te doen’. Door de vier principes consistent toe te passen wordt de kans op realisatie van project- en businessresultaat enorm vergroot. Projectmanagement voor opdrachtgevers is ook geschikt voor projectmanagers en –teamleden, om het project vanuit het perspectief van de opdrachtgever en stuurgroep te bekijken.

Laat wat van je horen

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.