Ben jij een project kunstenaar?

Beschouw jij jezelf als een project artiest? Veel projectmanagers zien zichzelf niet als kunstenaars, maar als een project monteur. Het is hun taak om gestandaardiseerde processen, methoden en checklists toe te passen. Projectmanagers zien weinig ruimte voor hun artistieke expressie. Dit is een veelvoorkomende misvatting.

Deze veronderstelling is gebaseerd op machine of mechanisch georiënteerde organisaties, waarin projecten fabrieksmatig met behulp van standaard werkwijzen in een gecontroleerde omgeving worden uitgevoerd. Volgens de gedachte dat projecten keer op keer voorspelbare en consistente  resultaten leveren. Er komt steeds meer besef dat kenniswerk en projecten anders zijn en om een andere aanpak vragen dan de fabrieksmatige productiemethode. In de huidige dynamische projectomgeving met complexe projecten die een grote mate van ambiguïteit en onzekerheid hebben is er behoefde aan nieuwe benaderingen en een andere mindset.

Projecten zijn per definitie uniek en door ze te bekijken en te behandelen vanuit een artistiek perspectief ontstaan er nieuwe inzichten. Bedrijven worden steeds meer afhankelijk van kennis om waarde te creëren, het werk wordt meer als een kunstvorm. Jack Duggal[i] kijkt naar de metafoor van de projectmanager als kunstenaar ten opzichte van de mechanische denkwijze.

Erkenning van de behoefte aan project kunstenaarschap

Toen de wereld steeds meer industrialiseerde was er behoefte aan een systematische aanpak (Tayloriaanse managementprincipes) en standaardisatie om efficiëntiewinsten te kunnen behalen. Deze wetenschappelijke managementprincipes zijn de afgelopen honderd jaar succesvol toegepast. Maar het werk heeft zich ontwikkeld en veel van de huidige werkzaamheden en projecten vinden niet plaats in de fabriek en zijn niet meer productie georiënteerd, maar ze zijn georiënteerd op basis van informatie, kennis, mensen en verbindingen. Er is behoefte aan aanvullingen en een balans van de wetenschappelijke processen met de artistieke benaderingen.

Projectomgevingen hebben DANCE-elementen in zich:

  • Dynamic and changing (dynamisch en veranderend)
  • Ambigious and uncertain (ondubbelzinnig en onzeker)
  • Non-lineair and unpredictable (niet-lineair en onvoorspelbaar)
  • Complex (complex)
  • Emergent (opkomend)

Staan de noodzaak van normen en standaarden aan de ene kant en de artistieke vrijheid aan de andere kant op gespannen voet met elkaar? Normen en standaarden zijn de fundering en leggen de grenzen vast, hierbinnen is er ruimte voor flexibiliteit en artistieke expressie. De PMBoK Guide presenteert zichzelf als gids en raamwerk, in plaats van een methodiek. Maar in de praktijk zien projectmanagers de PMBoK Guide vaak als een stap-voor-stap methode.

De wetenschap en de kunst

Projectmanagement is zoals vele disciplines zowel een wetenschap als een kunstvorm. Er is veel discussie over wat  wetenschap en wat kunst is en de hoeveelheid wetenschap en kunst in het projectmanagement vakgebied. De wetenschap wordt aangeduid als de tools, technieken, processen en gevestigde methoden, ook wel de harde vaardigheden (harde skills) die aangeleerd kunnen worden. Met kunst worden de zachte vaardigheden (soft skills) bedoeld, zoals: communicatie, motivatie, emotionele intelligentie, leiderschap, etc.

Wat niet gemakkelijk is te begrijpen en te doorgronden wordt vaak bestempeld als “kunst”. Traditionele processen die niet gemakkelijk kunnen worden gestandaardiseerd worden beschouwd als onvolwassen en hebben vaak een negatieve bijklank. Maar een evoluerend uitzicht biedt een nieuw perspectief en dit hoeft niet perse negatief te zijn. Het kan unieke voordelen en een concurrentievoordeel opleveren. Zie het als ambachtelijke producten die verkocht worden tegen hogere marges en een grotere klanttevredenheid hebben, zonder dat ze gemakkelijk te kopiëren zijn door de concurrenten.

Beschrijving van de project kunstenaar

Project kunstenaars weten wat het is om te zien, te voelen en te reageren op projectsituaties op basis van hun ervaring, inzicht, intuïtie en vertrouwend op het eigen oordeel.  Ze kennen de balans tussen wetenschap en kunst en zijn gepassioneerd over hun project en de bijbehorende mensen en producten. In plaats van keer-op-keer precies gedefinieerde processen en regels te gebruiken, voelen project kunstenaars de situatie aan en reageren daarop. Project kunstenaars zijn beter voorbereid om veranderingen het hoofd te kunnen bieden. Ze ontwerpen of designen het project met een creatief oog, met een ingebouwde flexibiliteit om het projectplan op basis van nieuwe behoeften van stakeholders te herschikken. Ze gebruiken hun persoonlijk oordeel en voeren aanpassingen door om elke situatie aan te kunnen. Ze stellen voortdurend vragen als: “wat als”.

Een van de doelen van kunst is om verandering te veroorzaken en te zorgen voor nieuwe perspectieven. Traditionele projectmanagers (project monteurs) proberen veranderingen met behulp van projectbeheersing te elimineren of te minimaliseren. Project kunstenaars beheren niet alleen de verandering, maar beïnvloeden de verandering en veroorzaken zelf een verandering.

Karakteristieken en vaardigheden van project kunstenaars

Een manier om projectmanagers te classificeren is als monteurs of als kunstenaars.

Ben jij een project monteur of een project kunstenaar?

Project monteurScoreScoreProject kunstenaar
Denk aan engineering –
Uitspellen van de details en het bieden van een mechanisme om de visie uit te voeren.
Denk aan design en ontwerp -
Geven van vorm, functie en structuur om de haalbaarheid en levensvatbaarheid van de visie te garanderen.
Opvolgen van instructies en regels.Volgen van richtlijnen en improviseren.
Afgaan en vertrouwen op gevestigde praktijken.Opzetten van nieuwe en recreëren en herontwikkelen van gevestigde praktijken.
Volordelijke (sequentieel) – lineaire planning. Iteratieve – non-lineaire planning.
Maakt gebruik van formele instrumenten, documentatie en communicatie.Vertrouwt naast formele instrumenten ook op informele instrumenten en communicatie.
Hiërarchische organisatie van de plannen. Visuele en contextuele organisatie van de plannen.
Reductionistische breakdown benadering.Holistische integratie benadering.
Vertrouwt op handleidingen, stap-voor-stap instructies, recepten en gedetailleerde specificaties.Vertrouwt op ervaring, inzicht en intuïtie.
Gebruikt het klassieke SPEC-model (Scope-Plan-Execute-Control).Heeft een SRAA-mindset
(Sense-Response-Adjust-Adapt).
Managen (beheersen) van veranderingen. Managen (beheersen) van veranderingen en hiernaast het beïnvloeden van verandering en het veroorzaken van verandering.
Analytische probleemoplossers.Creatieve kans zoeker.
Opleveren van vooraf gespecificeerde outputs (resultaten). Hiernaast ook het opleveren van niet vooraf gespecifieerde resultaten.
Minimaliseren van verandering en variatie. Verandering en variatie is een gegeven.
Focus op het proces.Focus op de mensen –
het team, klanten en stakeholders.
Focus op resultaten en outputs. Focus op ervaringen, optimalisatie en outcomes.
Ongemakkelijk met onzekerheid en ambiguïteit. Comfortabel met onzekerheid en ambiguïteit.
Totale scoreTotale score

Welke vaardigheden maken jou tot een goede project kunstenaar? Jack Duggal beschrijft zes karakteristieke vaardigheden:

6 eigenschappen van een projectkunstenaar - IEP moeder thema

6 eigenschappen van een projectkunstenaar

 

 

Projectartiesten weten hoe ze moeten kijken

De meeste zien wat er zichtbaar is op de oppervlakte, maar slechts een paar mensen kunnen zien wat onder de oppervlakte ligt. De kunst van het zien maakt het verschil tussen de project kunstenaar en de project monteur.
Een voorbeeld: Twee projectmanagers wonen dezelfde vergadering bij. De project monteur hoort wat er gezegd wordt, vinkt agendapunten af, noteert belangrijke punten, reageert op vragen, en loopt de lijst met actiepunten na, ondertussen klagend dat het project complexer is geworden en het einde maar niet in zicht komt. De project kunstenaar merkt op dat key stakeholder die geacht wordt deze vergadering bij te wonen er niet is en vraagt zich af waarom hij er niet is. Hij merkt op dat de controller rustig was en geen commentaar had en vraagt zich af of de extra middelen worden goedgekeurd. Hij ziet dat de lijst met gebruikersverzoeken is gegroeid en realiseert zich dat de gebruiker eindelijk betrokken wordt. Hij glimlacht wanneer er wordt aangekondigd dat een consultant verloofd is met een teamlid. Hij loopt de vergadering uit en is verheugd dat de gebruikers aan boord zijn en het einde in zicht. Hij heeft ook een actiepuntenlijst, maar zijn lijst bevat de observaties die hij deed. Hij gaat uitzoeken waarom de belangrijkste stakeholder niet aanwezig was en belt met de controller om de extra middeleninzet te laten goedkeuren. Ook de bruiloft staat op zijn lijstje, om de risico’s te identificeren als zijn twee belangrijkste resources tegelijkertijd afwezig zijn.

Project kunstenaars zijn bedreven in de kunst van het zien. Naast lichaamstaal en gebaren zijn ze bedreven in het herkennen van patronen, het identificeren van relaties en het verbinden van de punten zodat ze in- en uit kunnen zoomen op het beeld. Ze kunnen verschillende invalshoeken van dezelfde situatie zien, ze kunnen de huidige situatie zien, maar nog belangrijker: ze kunnen uitdagingen en kansen voorzien en erop acteren.

Projectartiesten denken in design en ontwerp

Monteurs denken als ingenieurs, terwijl kunstenaars denken als architecten en ontwerpers. Ingenieurs maken een nauwkeurige planning van de projectdetails. Architecten ontwerpen de vorm, functie en structuur en toetsten deze op haalbaarheid en levensvatbaarheid. Ontwerp is gericht op de eindgebruiker, de klantervaring, optimalisatie en resultaten. Tim Brown, CEO en President van IDEO omschrijft design denken als ‘een discipline die de gevoeligheid en methoden van de ontwerper gebruikt om de behoeften van mensen beter te laten aansluiten op wat technologisch mogelijk is en een levensvatbare business strategie omzetten in klantwaarde’. Project kunstenaars gebruiken design denken om het project te ontwerpen om maximaal voordeel en de beoogde resultaten te behalen binnen de gegeven beperkingen en grenzen.

Projectartiesten improviseren en werken iteratief

Jazz musici, dansers, acteurs, koks, en andere kunstenaars hebben een gemeenschappelijke kwaliteit – het improvisatievermogen. Zij baseren zich op de muzieknoten, choreografie, script en recepten, maar ze kunnen improviseren en herhalen. Project kunstenaars rekenen op de plannen, zoals de roadmaps, maar weten hoe ze moeten improviseren. Zij ontwerpen het project met hun creatieve oog, met een ingebouwde flexibiliteit om het projectplan op basis van nieuwe behoeften van belanghebbenden te kunnen herschikken.

Projectartiesten kunnen omgaan met de DANCE-elementen

Project kunstenaars voelen zich comfortabel met de DANCE-elementen. De huidige projecten zijn dynamisch en veranderen voortdurend, ze worden gedreven door factoren als een turbulente economie, marktwerking of de wisselende behoeften van stakeholders. Er heerst onduidelijkheid en onzekerheid, en de stakeholders zijn besluiteloos. De projectrichting is onduidelijk en er is veel onzekerheid over de toekomst. Project monteurs voelen zich niet op hun gemak bij deze elementen en willen ze elimineren of minimaliseren. Project kunstenaars weten dat de DANCE-elementen een gegeven zijn en zien het als een kans om creatieve oplossingen te vinden.

Projectartiesten voelen en reageren

Voor het beheersen van de DANCE-elementen is een organische aanpak vereist. Project kunstenaars beschikken over een SRAA-mindset (sense, respond, adapt, and adjust). In plaats van telkens weer precies gedefinieerde regels en processen te gebruiken voelen project kunstenaars de situatie aan en kunnen erop reageren. Sensing helpt om waakzaamheid te ontwikkelen om zo te kunnen reageren op acute en onverwachte veranderingen. Reactie geeft jou de mogelijkheid om de situatie vanuit meerdere invalshoeken te bekijken en te reageren. Aanpassing helpt om je snel aan te passen aan de nieuwe realiteit en het plan te veranderen om de veranderingen tegemoet te treden.

Van SPEC naar SRAA - IEP 4 seizoenen thema

Van SPEC naar SRAA

 

 

Projectartiesten zijn gepassioneerd over hun werk

Project kunstenaars zijn gepassioneerd over hun werk en zijn emotioneel gehecht aan het project. Ze zijn bezig met elk projectaspect en gaan er voor de volle 100% voor. Hiermee inspireren en motiveren ze de mensen om hen heen. Project kunstenaars zorgen voor het project, de bijbehorende producten en mensen (teams, klanten, gebruikers en stakeholders). Ze zijn toegewijd aan het creëren en opleveren van buitengewone projectresultaten.

De kwaliteiten van projectkunstenaars

Heb jij ooit gewerkt aan een succesvol project  waar iedereen gedijde in de high-performing omgeving? Je hebt waarschijnlijk de vier kwaliteiten van kunstzinnige vorming ervaren. Austin en Levin hebben vier kwaliteiten geformuleerd op basis van hun waarnemingen in het theater:

4 qualities of project artistry - IEP 4 seizoenen thema

4 qualities of project artistry

 

 

  • Release
    Het loslaten van belemmeringen uit het verleden geeft de kunstenaar toegang tot originele ideeën en creativiteit. Het lijkt het tegenovergestelde van controle, maar het is het niet. Het is een vorm van controle; de controle van het loslaten. Loslaten contrasteert met beperkingen; loslaten stelt kunstenaars in staat en daagt hen uit om de top te behalen.
  • Collaboration
    De behaalde groepskwaliteit hangt af van gesprekken, taal en gedrag; waarbij elke partij los van eigen ijdelheid, remmingen en vooroordelen de inbreng van anderen ziet als materiaal om iets mee te creëren en niet als posities om te beargumenteren. Zo kunnen nieuwe, voorspelbare en onvoorspelbare ideeën ontstaan.
  • Ensemble
    Het geheel is meer dan de som der delen. Iets maken doe je samen en niet alleen.  Individuele groepsleden geven hun soevereiniteit over hun werk op om met een groep toegewijd samen te werken en zo tot grote hoogte uit te stijgen.
  • Play
    De kwaliteit van een productie komt tot stand tijdens het spelen voor een publiek, de kwaliteit komt tot stand tijdens de interactie tussen groepsleden en uiteindelijk tussen de groep en de eindgebruiker of de klant.
De kunst is weten hoe te balanceren

Een kunstenaar zijn is het hebben van ervaring, inzicht, intuïtie en durven vertrouwen op je eigen oordeel.  Management goeroe Tom Peters beschrijft acht dilemma’s van een projectmanager:

  • Ego / No-ego
  • Autocratisch / Delegeren
  • Leider / Manager
  • Tolereren van ambiguïteit / Streven naar perfectie
  • Mondeling / Schriftelijk
  • Erkennen van de complexiteit / Kampioen van de eenvoud
  • Groot denken/ Klein denken
  • Ongeduldig / Geduldig

We kunnen nog een paar gerelateerde dilemma’s toevoegen aan deze lijst.

  • Tactisch / Strategisch
  • Formele / Informele benadering
  • Gericht op taken, deliverables en outputs / Focus op doelstellingen, benefits en outcomes
  • Rigide processen, stijfheid en discipline / Flexibiliteit

Voordelen van een artistieke benadering

Project kunstenaars zijn beter voorbereid om veranderingen het hoofd te bieden. Zij maken gebruik van hun persoonlijke oordeel. Twee projectmanagers hebben dezelfde service ingekocht tegen verschillende kosten. De ene voldeed aan het vastgestelde organisatiebeleid, terwijl de ander het eigen oordeel gebruikte en onderhandelde over een beter tarief. Het bevordert een natuurlijke creativiteit en innovatie. Artistieke benaderingen leveren concurrentievoordelen op, omdat ze moeilijk te evenaren en te dupliceren zijn.

De artistieke benadering kan helpen om stakeholders te betrekken en met hen samen te werken, je kunt stakeholders begrijpen en reageren op hun behoeften. Het kan helpen om je meer te richten op de uitkomsten en resultaten in plaats van op de standaard output gebaseerde stappenplan.

De artistieke benadering is niet geschikt voor ieder project

Je moet voorwaarden scheppen om project kunstenaars te stimuleren en te koesteren. De mate van projectvolwassenheid van de organisatie is mede  bepalend bij de mate van artistieke vrijheid die gegeven wordt. Het is ook afhankelijk van het type, de omvang en de aard van het project en de organisatie.

Hoe word je een projectkunstenaar?

Projectmanagers zijn gewend aan checklists en stap-voor-stap how-to instructies. Als je een gedetailleerd recept zoekt hoe je een project kunstenaar kunt worden, denk je als een project monteur. Er zijn geen how-to handleidingen hoe je een kunstenaar kunt worden, maar er zijn wel gidsen waar je je eigen interpretatie, ervaring, intuïtie en inzicht aan kunt spiegelen.

Samenvatting

Projectmanagement is een wetenschap én een kunstvorm. Hoewel er veel nadruk wordt gelegd op de ontwikkeling van de harde skills (wetenschap), komt er steeds meer aandacht voor de soft skills (kunst). Het ontwikkelen van een kunstenaarshouding kan het palet van de projectmanager verrijken met artistieke vaardigheden die de traditionele instrumenten aanvullen. De projectmanager beschikt over een stevige dosis van projectmanagement fundamentals, aangevuld met een artistieke mentaliteit die inzicht, intuïtie en beslissingen opleveren om een evenwicht te bieden voor de taaie en complexe dilemma’s die projectmanagers tegen komen.

Ben jij klaar om een project kunstenaar te worden? Het kost tijd, oefening, ervaring, inzicht en intuïtie. De project kunstenaar beschikt zowel over de harde als de soft skills. Wanneer je leert om de wetenschap en de kunst te balanceren kun je een project kunstenaar worden en een stap dichter bij je meesterwerk komen.



[i] Dit artikel is vrij vertaald naar: Are you a project artist? The skills of project artistry by Jack S. Duggal 2010, MBA, PMP, Managing Principal, Projectize Group LLC

Comments

  1. Leuk artikel, dank voor de imposante lijst met metaforische vergelijkingen. Ik verzorg met Business Harmonics regelmatig workshops voor performance-verbetering in project-teams, en ik ga dan helemaal op het pad van de muzikant. De projectmanager (als voorzanger en leider van het team) wordt getraind in zowel monteur- als kunstenaarschap. Niks mis met monteur-schap, overigens. Sterker nog: strakke afspraken zijn basisvoorwaarde voor swingende muziek én excellente teamperformance!

Speak Your Mind

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.