Ilona En Projecten
Het is vanzelfsprekend dat ik de ontwikkelingen binnen het vakgebied op de voet volg. Daartoe bezoek ik professie gerichte bijeenkomsten (van bijvoorbeeld IPMA, PMI en BPUG), volg ik de ontwikkelingen online en houd ik de vakliteratuur bij. Voor het gemak maak ik een onderscheid in P3O boeken, Lean boeken en Verandermanagement boeken. Sommige boeken dienden als inspiratiebron voor blogs en over een aantal boeken heb ik een boekrecensie geschreven (zie de links).
Waarom kijken we altijd naar zaken die beter kunnen, dingen die anders moeten, zaken die moeten veranderen om organisaties te verbeteren, processen, procedures en werkwijzen efficiënter en effectiever in te richten? Er is niets mis met de wil om te veranderen en verbeteren. Verandering is immers een constante factor in onze wereld ‘Panta rhei: alles stroomt’. Wat mij opvalt is dat we de wil om veranderingen door te voeren vaak vanuit problemen of verbeterpunten benaderen … kan beter, … hebben we niet goed gedaan, … loopt niet, etc. Je kunt dit ook omdraaien en uitgaan van wat een organisatie of (project)team succesvol maakt: ‘appreciative inquiry’ oftewel waarderend ontdekken. [Lees meer…]
Onze wereld verandert snel door de toenemende technologische ontwikkelingen, vergaande digitalisering, globalisering en hiermee samenhangend de toegankelijkheid tot informatie en kennis. Je kunt kennis niet meer voor jezelf houden, want kennis is openbaar via diverse kanalen toegankelijk en is continue in beweging. [Lees meer…]
Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken van het project of programma weer.
| Opdrachtgever: | Attero directie |
| Project- / Programmanaam: | 1SAP4ALL |
| Periode: | Mei 2012 – September 2012 |
| Rol: | PMO-medewerker / programma support & coördinatie |
| Project- / Programma omschrijving: | Implementatie van één ERP systeem, in lijn met de bedrijfsstrategie en passend binnen de business values: Continuïteit, Operational Excellence, Innovatie en Customer Intimacy. |
| Project- / Programmadoel: | Uniforme en gestandaardiseerde werkwijzen op diverse gebieden d.m.v. één ERP systeem. Uniformiteit i.p.v. versnippering, een up-to-date systeem volgens de laatste kwaliteitseisen i.p.v. verschillende verouderde systemen, kostenbesparing i.p.v. hoge beheer- en onderhoudskosten. |
| Project- / Programma deliverables: | • Opleveren functioneel werkend SAP systeem • Ontwikkelen opleidingsmateriaal en geven van opleidingen aan Attero medewerkers • Opleveren nazorgplannen efficiënt en effectief LNT-proces verkort de doorloop- en besteltijden bij de business partner (KPN). |
| Gebruikte methodieken: | PRINCE2, Agile PM, PMI SPM, MSP |
In onderstaande tabel staan de door mij uitgevoerde werkzaamheden, ingedeeld volgens de PMBoK Project Lifecycle en de bijhorende Process Groups.
| Project Lifecyle en Process Groups | Werkzaamheden |
|---|---|
| Starting the project • Initiating Processes: | • N.v.t. |
| Organizing & Preparing • Planning Processes: | • Facilitator en follow-up van de wekelijkse BCM (Business Change Managers) meeting, programmamanagement meetings, locatie roll-calls (na go-live) en de 2-wekelijkse suppliers meeting. |
| Carrying out the work • Executing Processes: | • Gebruikers-ondersteuning in de breedste zin van het woord (wekelijkse calls met key-users, gebruikersinterviews, tevredenheidssurveys, inloopspreekuren en ‘rondje langs de locaties’) met een focus op de kritische bedrijfsprocessen (wegen) en de kritische gebruikers (key-users). • Verzorgen van communicatie m.b.t. de voortgang van het programma d.m.v. nieuwsbrieven, intranet berichten, quick reference cards, key-user bijeenkomsten, etc. • Correcte implementatie van changes en incidenten na goedkeuring (indien buiten de tolerantiegrens) van de change control board en terugkoppeling aan programmateam en key stakeholders. • Key-user rollen voor SAP, SAP Solution Manager en SharePoint. • Mede opstellen van diverse programma rapportages (voortgangsrapportages t.b.v. de directie en beslisdocumenten). |
| Monitoring & Controlling Processes • Monitoring & Controlling Processes : | • Regie voeren op het wijzigingsbeheer, configuratiemanagement en zorgdragen voor een correct verloop van het integrated change control proces via de change control board. • Regie voeren vanuit het door programmamanagement aangestuurde CRIA (Centraal Regie Informatie Attero) op enerzijds het SAP Competence Center (Attero) en anderzijds de externe beheerpartners (Ciber, T-Systems en Prologa) m.b.t. de vastgelegde issues (changes en incidenten) o.a. door een dagelijkse call en centrale registratie in SAP Solution Manager. • Verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van de conversie- en go-live dossiers i.s.m. internal risk t.b.v. de externe auditor (Ernst&Young). |
| Closing the project • Closing Processes: | • Organiseren van programma evaluatie meetings met supplier committee, business change managers, programma management team en stuurgroep. • Mede opstellen van lessons learned rapportage en programma einddocument (PED). • Wijzigingsbeheer, openstaande changes en incidenten en projectdocumentatie overdragen aan de staande organisatie. • Organisatie van de projectafsluiting bijeenkomst. • Nominatie voor een voor een SAP Quality Award 2012 Uitkomst: Silver: Large Implementation Category - The Netherlands |
Programmamanagement is “hot”, er worden veel boeken over het onderwerp geschreven en deze vinden hun weg naar de geïnteresseerden, je kunt naar congressen en seminars, en naast een MSP (Managing Successful Programmes) certificering is het nu ook mogelijk om je als programmamanager te certificeren via IPMA. Wat is programmamanagement en wat merk je hier als projectmanager van? [Lees meer…]
Gister ging ik naar mijn eerste BPUG (Best Practice User Group) workshop bij Squerist BV in Veenendaal, met als thema “De Duivelse samenwerking: projectmanagement versus testmanagement”. Niet alleen de titel was prikkelend en uitdagend ook de aankondiging maakte dat ik me graag in het diepe wilde gooien. Waarom staan project- en testmanagers vaak lijnrecht tegenover elkaar, is dit terecht en hoe kun je dit voorkomen? Zijn de belangen van een project- en testmanager zo verschillend, beiden hebben hetzelfde doel een kwalitatief goed product opleveren binnen de door de opdrachtgever vastgestelde scope, budget, tijd en kwaliteitsnormen? Ik zag deze workshop als een uitgelezen kans om kennis uit te wisselen met experts in zowel projectmanagement als in testmanagement. [Lees meer…]
Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken van het project of programma weer.
| Opdrachtgever: | Kraton Polymers, Executive Board (gevestigd in TX USA) |
| Project- / Programmanaam: | WAVE |
| Periode: | Mei 2010 - Januari 2011 |
| Rol: | PMO-medewerker / project support & coördinatie |
| Project- / Programma omschrijving: | Opzetten van het nieuwe Europese Central Office (onderdeel van het WAVE programma) in Amsterdam |
| Project- / Programmadoel: | Centrale, gestandaardiseerde en integrale dienstverlening (back-office diensten) vanaf één Europees central office, met als doel vergroten van samenwerking en kennisdeling. |
| Project- / Programma deliverables: | • Ingebruikname van het Europese Central Office • Oplevering van locatieprocedures, werk- en veiligheidsinstructies |
| Gebruikte methodieken: | Six Sigma |
In onderstaande tabel staan de door mij uitgevoerde werkzaamheden, ingedeeld volgens de PMBoK Project Lifecycle en de bijhorende Process Groups.
| Project Lifecyle en Process Groups | Werkzaamheden |
|---|---|
| Starting the project • Initiating Processes: | • N.v.t. |
| Organizing & Preparing • Planning Processes: | • Plannen en voorbereiden van de inkoop van onderhouds- en servicecontracten (incl. opstellen van een vereistendocument). • Opzetten van een onboarding programma t.b.v. relocated medewerkers. |
| Carrying out the work • Executing Processes: | • Mede selecteren van de leveranciers m.b.t. de onderhouds- en servicecontracten (incl. onderhandelingen en gunning). • Organisatie en presentatie van locatiemeetings m.b.t. procedures, werk- en veiligheidsinstructies. • Organisatie van een pre-onboarding weekend t.b.v. relocated medewerkers en hun gezinnen. • Mede opstellen van diverse programma rapportages (voortgangsrapportages t.b.v. EB en Europees Managementteam en beslisdocumenten). |
| Monitoring & Controlling Processes • Monitoring & Controlling Processes : | • Monitoren en zekerstellen dat (deel)projecten worden opgeleverd binnen de gestelde tijdsplanning, scope, vastgestelde budget en voldoen aan de kwaliteitseisen. • Monitoren van de onderhouds- en servicecontracten en bijsturen indien noodzakelijk. • Regie vanuit de opdrachtgever m.b.t. de tijdige oplevering volgens blauwdruk en PvE, van het Europese Central Office in samenwerking met Ideal Projects (architect). |
| Closing the project • Closing Processes: | • Organisatie openingsfeest, verricht door wethouder Gehrels en in aanwezigheid van de USA EB. • Overdracht onboarding programma, procedures, werk- en veiligheidsinstructies aan staande organisatie. |
Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken van het project of programma weer.
| Opdrachtgever: | Royal FrieslandCampina, Executive Board |
| Project- / Programmanaam: | Dairy Unlimited / Route 2020 |
| Periode: | Augustus 2009 - Maart 2010 |
| Rol: | PMO-medewerker / programma support & coördinatie |
| Project- / Programma omschrijving: | Samen met de top 70 van de organisatie (co-creation proces) de corporate visie en te voeren strategie bepalen om nog succesvoller te opereren op de internationale zuivelmarkt. Drie bijeenkomsten (growth strategy summits) geven het proces structuur. Tussendoor werken teams in kleiner verband, ondersteunt door BCG (Boston Consultancy Group) consultants een 12-tal thema’s verder uit. |
| Project- / Programmadoel: | Een gezamenlijk opgesteld operationeel plan / roadmap waarmee de organisatie concreet kan werken. |
| Project- / Programma deliverables: | • Bepalen van de corporate visie en te voeren strategie. • Ontwikkeling van een breed gedragen operationeel plan / roadmap. |
| Gebruikte methodieken: | BCG-methodieken, Projectmatig Creëren 2.0., ThinkTank methodiek |
In onderstaande tabel staan de door mij uitgevoerde werkzaamheden, ingedeeld volgens de PMBoK Project Lifecycle en de bijhorende Process Groups.
| Project Lifecyle en Process Groups | Werkzaamheden |
|---|---|
| Starting the project • Initiating Processes: | • Samen met EB (Executive Board), BCG consultants de uitgangspunten bepalen. • Organisatie van een programma kick-off sessie met EB-leden en BCG consultants. |
| Organizing & Preparing • Planning Processes: | • Facilitator en mede-organisator van de Vision Summit (3-daags in Den Haag). o Doel: ontwikkeling gemeenschappelijke aspiraties, indelen van de workstreams en aspiraties per workstream bepalen, teambuilding. • Facilitator en mede-organisator van de Challenger Summit (3-daags in Utrecht). o Doel: ontwikkeling business cases per workstream en deze gezamenlijk te versterken (d.m.v. deepdives en challenger sessies). Verkenning van de verschillende routes die naar de top leiden. • Facilitator en mede-organisator van de Integration Summit (4-daags in Grindelwald, Zwitserland). o Doel: hoe zetten we de volgende stap, wat zijn de kritische paden, wat zijn de voorwaarden, etc.? Door middel van enabler deep dives de routemaps uitreiken en de klim maken vanuit het basecamp. |
| Carrying out the work • Executing Processes: | • Programma ondersteuning vanuit opdrachtgeverzijde in samenwerking met de BCG consultants. • Contactpersoon voor de workstream sponsors en teamleaders en linking-pin tussen de BCG consultants en de twaalf workstreams. • Mede opstellen van diverse programma rapportages diverse programma rapportages (voortgangsrapportages t.b.v. EB en Supervisory Board, beslisdocumenten, visie- en strategiedocument, operationeel plan / roadmap). |
| Monitoring & Controlling Processes • Monitoring & Controlling processes | • Monitoren van de voortgang van de twaalf workstreams (tussen de Summits in). • Monitoren van de communicatie met en als vraagbaak fungeren voor de stakeholders (supervisory board, executive board, specialisten toegevoegd aan de workstreams). |
| Closing the project • Closing Processes: | • Oplevering operationeel plan/roadmap. |
Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken van het project of programma weer.
| Opdrachtgever: | Vrije Universiteit Amsterdam, College van Bestuur |
| Project- / Programmanaam: | Ontwikkeling FCO en het VU-Kwartier |
| Periode: | Oktober 2008 - Juli 2009 |
| Rol: | PMO-medewerker / programma support & coördinatie |
| Project- / Programma omschrijving: | Veranderprogramma van vijf autonome afdelingen (Facilitair Management, Huisvesting, ontwikkeling VU-Kwartier, het Energiecentrum en het Parkeerbedrijf) naar één nieuw op te richten FCO (Facilitaire Campus Organisatie), gestructureerd volgens een vastgoedbedrijf. Haalbaarheid van VU-Kwartier ontwikkeling (nieuwe campus) op de Zuidas van circa 500.000m2 bvo, waarvan 95.000m2 bvo commerciële woningbouw. |
| Project- / Programmadoel: | Transitie naar Facilitaire Campus Organisatie conform een vastgoedorganisatie. Doel: integrale dienstverlening en aansturing dagelijks bedrijf. VU-Kwartier doel: het nastreven van hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek en de groei in aantrekkingskracht op studenten, wetenschappers en partners. |
| Project- / Programma deliverables: | • Een door het CvB gedragen visiedocument over FCO en het VU-Kwartier. • Gebiedsontwikkeling voor het VU-Kwartier. • Organisatieontwikkeling FCO conform een vastgoedorganisatie. • Opleveren van het FCO Campusplan. • Adviesrichting aangeven voor besluitvorming door het CvB en de RvT rondom de SOK. |
| Gebruikte methodieken: | PRINCE2, Project Excellence Model (Berenschot) |
In onderstaande tabel staan de door mij uitgevoerde werkzaamheden, ingedeeld volgens de PMBoK Project Lifecycle en de bijhorende Process Groups.
| Project Lifecyle en Process Groups | Werkzaamheden |
|---|---|
| Starting the project • Initiating Processes: | • Stakeholder identificatie en -classificatie en het mede opstellen van een stakeholder management strategie. • Als PMO-medewerker zitting in het programmateam (kwartiermaker, interim business controller en een tweetal consultants van PRC, het huidige Arcadis). • Als PMO-medewerker zitting in het programmamanagementteam (programmateam en de directeuren van de vijf autonome afdelingen). • Als PMO-medewerker zitting in de stuurgroep. • Organisatie programma kick-off meeting. |
| Organizing & Preparing • Planning Processes: | • Facilitator en organisatie van een meerdaagse oriëntatiereis (best practice campusbezoek) naar Londen. • Facilitator en follow-up van diverse stakeholder bijeenkomsten (intern en extern) om de organisatie- en vastgoedontwikkeling te verduidelijken. o Informatiesessies t.b.v. de omgeving: medewerkers, OR, studenten, omwonenden, business partners. o Scenariosessies met CvB en vastgoedexperts om verschillende scenario’s m.b.t. gebiedsontwikkeling en uitnutting VU-Kwartier te bespreken. o Visiebijeenkomsten met CvB en voormalig directeuren om de nieuwe organisatiestructuur en -doelen vorm te geven met behulp van diverse group creativity technieken. |
| Carrying out the work • Executing Processes: | • Facilitator en follow-up van de wekelijkse programmateam en programma-managementteam meetings. • Plannen van interviews met key stakeholders (CvB, RvT, Onderwijs en Onderzoek, IT, Finance & Control, Marketing en Communicatie). • Programma support aan de programma commissies Visieontwikkeling VU, VU-Kwartier, Financiële Sturing & Control, Organisatieontwikkeling en inhoudelijk secretaris voor de programma commissie Communicatie en Gebiedsmarketing. Doelstelling opleveren van een breed gedragen visiedocument en vervolgens het FCO Campusplan. • Mede opstellen van diverse programma rapportages (voortgangsrapportages t.b.v. CvB en RvT, beslisdocumenten, visiedocument, FCO Campusplan). • Opstellen van veranderplan/herstructurering voor de FCO i.o. secretariaten. |
| Monitoring & Controlling Processes • Monitoring & Controlling Processes: | • Monitoren en verbeteren van de beslisdocumenten t.b.v. FCO en het CvB. Bevorderen van een eenduidige, gestandaardiseerde werkwijze om besluitvorming te vereenvoudigen. • Stakeholdermanagement, het actief (mede) managen van de verwachtingen van de key stakeholders om de projectdoelen te realiseren. • Dagelijkste coördinatie van de FCO i.o. secretariaten (8,5 fte). |
| Closing the project • Closing Processes: | • Oplevering breed gedragen visiedocument • Oplevering FCO Campusplan • Advies geven voor besluitvorming CvB en RvT rondom de SOK |
Tytho doet mee aan de Rotterdam Marathon op zondag 9 april 2017
Een achttal Tytho collega’s is al maanden aan het trainen om op zondag 9 april een goede tijd neer te zetten tijdens de Rotterdam Marathon. Twee Tytho teams lopen mee met de Business Estafette Marathon.
Tytho heeft een goed doel gekoppeld aan deze mooie teamprestatie. De Tytho teams lopen voor het Wereld Natuur Fonds (WNF), omdat Tytho de dieren wil beschermen die het bedrijf en haar medewerkers vertegenwoordigen. Lees verder
Wat kunnen we leren van John Richard Boyd (1927-1997) om snel te kunnen inspelen op veranderende omstandigheden? John Richard Boyd Lees verder
De toepassing van Agile/Scrum kan je, zowel in je persoonlijke leven, tijdens je werk en in je project een enorme Lees verder
